Jak planować duże projekty?

with 3 komentarze

Pamiętam, że kiedy dostałam się na studia i mijał pierwszy tydzień zajęć, byłam przerażona ilością zobowiązań.

Nie wiem, dlaczego czułam aż taki ciężar; uważam, że to licealiści mają programowo wielki materiał do wchłonięcia, zakres przedmiotów jest przeszeroki, a ostatnia, maturalna klasa i systematyczne obciążenie widmem matury trudno przyrównać do jakichkolwiek późniejszych stresów w “dorosłej pracy”.

Być może osaczenie nową sytuacją wynikało właśnie z jej nowości, być może z tego, że zajęcia Akademii Sztuk Pięknych przywodzą na myśl kontemplowanie martwej natury czy modela w ciszy i skupieniu (choć to również); a ja otrzymałam nagle wypchany po brzegi plan tygodnia, który nie tylko zakładał koncypowanie, ale i zajęcia z rysunku technicznego czy technologii przemysłowych. Okazało się, że jednego dnia muszę stawić się na zajęciach w dwóch różnych miejscach Warszawy. Że czas na koncypowanie właściwie jest w domu, bo codzienne konsultacje czy wykłady – trwają do godziny 18.00.
To niezwykle emocjonujący moment, kiedy zdajesz sobie sprawę z tego, że to już nie odrabianie lekcji, i potrzeba tu więcej odpowiedzialności czy przedsiębiorczości.

 

 

Pamiętam, jak dziś, że siedziałam w październikowy wieczór przy swoim stole kreślarskim, lampach, z głową zwieszoną w dłoniach, wpatrzona w plan zajęć i w pierwsze zadane projekty. Po całej frajdzie zostało jedynie poczucie, że… nie dam rady, nie ogarnę.

Tata akurat skończył jakąś rozmowę z Mamą, i wybierał się do swojej pracowni, ale zajrzał do mnie. Skorzystałam z tej sytuacji, żeby się nad sobą użalić, a on poprosił o kartkę, coś do pisania i kazał sobie zrobić miejsce.

 

Określ cele

Zaczął od tego, że cały ten plan to w zasadzie kilka • równoległych projektów. O tej porze roku miałam już: • wyznaczone cele i • termin ich realizacji (wtedy zawdzięczałam je wykładowcom, później zawdzięczamy je Klientom, bądź samym sobie – opowiem kiedyś, jak je wyznaczać). Te moje cele to były konkretne formy prezentacji gotowego projektu (plansze, makiety, modele), które należało przedstawić za kilka miesięcy. Do projektów miałam założenia, wytyczne, pozostało już tylko działać.

 

Podziel cele na mniejsze zadania

Każdy projekt składa się z etapów, każdy etap z zadań. Na przykład: badanie rynku, badanie dostępnych technologii, wnioski, projekt, rundy korekcyjne, makiety, prezentacja. Rozbicie pracy na małe części pozwoli:
 wyznaczyć najbliższy krok (o tym piszę też tutaj)
 skupiać się na poszczególnych zadaniach
 odczuwać postępy
 szacować swoją pozycję – jak daleko już jestem, jak wiele zostało do celu.

Rozbicie projektu na pojedyncze klocki pomoże przejść w planowaniu do następnego kroku, czyli oszacować potrzebny nam czas.

 

Określ czas potrzebny na realizację każdego zadania i całego projektu w sumie

Przeszliśmy do czasu: zastanów się, ile godzin zabierze Ci realizacja każdy etapu, zadania.
Trudno tu o aptekarską precyzję, ale chodzi o to, żeby realnie – i koniecznie z zapasem – obliczyć ilość godzin, jakie musisz przepracować, żeby domknąć projekt.

Musisz wziąć pod uwagę:
 czas przygotowywania się do zadania
 czas dojazdu/dojazdów/podróży – jeśli bez nich się nie obejdzie
 czas na spotkania, zebrania z innymi osobami
 czas samej pracy
 czas przygotowania do prezentacji pracy.

 

Dodaj czas zapasowy

a następnie dodać zapas:
 na niedyspozycję (np. choroba, gorsze samopoczucie)
 na błędy w szacunkach (zawsze znajdą się czynności, które faktycznie zajmują dużo więcej czasu, niż nam się na początku wydaje. Gdy nabierzesz wprawy, lub kiedyś odnotujesz, w jakim tempie pracujesz nad różnymi zadaniami, łatwiej będzie szacować taki margines)
 na nieprzewidziane przerwy techniczne, niezależne od Ciebie (“oczekujemy nieoczekiwanej kontroli”). Nie przewidzisz, jak długo będzie trwała awaria, ale będziesz miała/miał czas na realizację planu B.

Godziny to podstawowe moduły, z których będziesz potem budować harmonogram. Celowo opowiadam się za szacowaniem >najpierw< godzin, bo tendencja do liczenia dni bywa zgubna, pozwala na zbytnią ogólność. Aby wstępnie oszacować ilość godzin, trzeba naprawdę dość dokładnie przeanalizować zakres zadania, wyobrazić sobie pracę nad nim, uzmysłowić sobie detale.
Operując godzinami możesz potem zgrabniej połączyć pracę nad dwoma/trzema projektami jednego dnia. Trudno jest planować pracę nad projektem „A” przez cały wtorek, a we środę – tylko nad projektem „B”; płodozmian jest sprawdzony w rolnictwie, i tu bardzo wskazany.

Proces liczenia godzin może się wydawać początkowo abstrakcyjny i nieintuicyjny, ale to kwestia wprawy i obserwowania swojego trybu pracy.

Wiesz już, ile potrzebujesz czasu (godzin) na realizację konkretnego projektu.
Wiesz także (tu już od początku artykułu) kiedy projekt ma być skończony.
Możesz teraz dość precyzyjnie policzyć ile musisz pracować przy wybranej częstotliwości.

 

Oceń, ile godzin dziennie/tygodniowo musisz poświęcić na pracę nad projektem

Policz, ile zostało dni.
Najlepiej z góry odejmij dni wolne.
Odejmij dni, w które nie będziesz mogła/mógł bądź nie będziesz chciała/chciał pracować nad tym projektem.

Załóżmy, że z obliczeń wynika, że na pracę potrzebujesz 100 godzin.
Dysponujesz 25 dniami roboczymi.

Podziel liczbę godzin przez liczbę dni.
W tym hipotetycznym przypadku: 100 godzin / 25 dni. Wychodzi nam: 4 godziny dziennie, w wyznaczone dni, do momentu zakończenia.

 

Umieść założone bloki czasu pracy w planie tygodnia i w planie dnia

W planie tygodnia możesz zapisać w zadaniach: pracować nad projektem “X” 20 godzin. Oprócz tego wyznacz konkretne zadania.
W planie dnia umieść konkretne zadania i podzadania, a założony czas pracy uwzględnij precyzyjnie w harmonogramie.

Masz teraz informację niezbędną do diagnozowania sytuacji. Jeżeli wiesz, że systematycznie poświęcasz na projekt tyle czasu, ile założone to zostało po obliczeniach, to masz poczucie/dowód regularnych postępów.

Teraz tak: w moim przypadku wszystkie projekty w równoległych pracowniach składały się w jedną całość – zobowiązań uczelnianych.
Ty możesz być w podobnej sytuacji, ale może być ona również inna.
Możesz chcieć zrealizować:
 pracę nad jednym przedsięwzięciem (np. uruchomienie firmy czy stworzenie koncepcji własnej działalności) ale składającym się z wielu mniejszych przedsięwzięć
 prace nad dużym, spójnym projektem (np. projekt graficzny systemu identyfikacji wizualnej)
 prace nad kilkoma równoległymi projektami (np. zleceniami dla różnych Klientów w tym samym okresie czasu).
Dla każdej z powyższych sytuacji możesz zastosować metodę obliczania ile godzin potrzebujesz na kolejne części, etapy, zadania.

 

Dziś to dla mnie wiedza oczywista, teoretycznie logiczna, a czasem tak trudna do zaprzęgnięcia do codziennych zadań.
Takie metodyczne, “belferskie” skrzywienie rodzicielskiej porady zawdzięczałam temu, że Tata przez 28 lat był wykładowcą akademickim na Politechnice. Wtedy chyba po raz pierwszy nie przewracałam oczami, że mi teoretyzuje (a zdarzało się to w liceum, o tak!), tylko rzeczywiście pochłonęłam ten wykład, rozpisywałam potem te działania z dużą frajdą i ten sposób myślenia towarzyszył mi już często, naturalnie.

Jak każde działanie i metoda – nie przyjmie się samo, warto je trenować, zbudować nawyk, ćwiczyć.

 

Jeśli nie chcesz przeoczyć kolejnego nowego artykułu – koniecznie zapisz się na newsletter! W prezencie otrzymasz zeszyt ćwiczeń mobilizujący do zabrania się za długo odkładany plan!

Życzę Ci mnóstwo natchnienia, skuteczności i przyjemności z odhaczania kolejnych zadań i realizowania celów.
Dawaj znać jak Ci idzie!

Zapisz się na newsletter, a otrzymasz zeszyt ćwiczeń, który pomoże Ci zacząć realizować ciągle odkładane cele. Otrzymasz też dostęp do darmowych arkuszy!

Będziesz ode mnie otrzymywać materiał dostępny tylko dla Subskrybentów, powiadomienia o nowych artykułach na blogu, informacje o nowych produktach, ofercie i promocjach.    

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, jeśli interesuje Cię Plannerkowy kurs on-line "Zrealizuj Swój Projekt"

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o kursie, jego dostępności, otwarciu sprzedaży, o związanym z nich artykułach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, a dam Ci znać, jak tylko Planner•Ka będzie dostępny w sprzedaży!

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o planerze, jego dostępności w sklepie, a także o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zapisz się, żeby dołączyć do wyzwania!

Zapisując się na wyzwanie dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o wyzwaniu, wyzwaniowe zadania i materiały, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu"Zrealizuj Swój Projekt"

FreshMail.pl
 

Zapisz się, jeśli zaintrygował Cię nowy Plannerkowy produkt o planowaniu biznesowym!

Zapisując się dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o tym nowym produkcie, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu "Zaprojektuj Dobry Rok"

FreshMail.pl