Jak się trzymać planu?
Dostałam pytanie.
Co robić, jeśli się w niedzielę tworzy wspaniały plan, a potem, z każdym dniem się od tego planu oddala, a pod koniec tygodnia to już nawet strach do tego planu zajrzeć? A potem jest znowu niedziela i zryw na planowanie i nowy plan? 🙂
No cudowne pytanie, bardzo dziękuję Czytelniczce 💙!
( Właśnie: jak masz pytanie – koniecznie pisz do mnie na aga(at)plannerka.com ) .
No więc tu nie chodzi o samo realizowanie planu.
Moim zdaniem umiejętność trzymania się planu zaczyna się wcześniej: gdy plan tworzymy. A nawet jeszcze wcześniej: w tym, jaką mamy działania urodę.
Nie chcę Cię jednak zostawić z teorią. Zostawiam konkretne punkty, które są po prostu odpowiedzią na to jak się trzymać planu. Do wdrożenia od zaraz.
Choćby pojedynczo, po kolei. Mała zmiana, krok po kroczku.
1.
Przede wszystkim plan powinien być bardzo dobrany do Ciebie.
Masz tendencję do trudnych pobudek? To z góry zakładaj początek pracy o późniejszej godzinie. Ambitniej np. tylko raz w tygodniu.
Potrzebujesz jeszcze rano się pokrzątać, zanim od razu siądziesz do pracy? Zapisuj w planie pierwszą godzinę na organizację, ogarnianie, a dopiero następny blok na pracę.
Masz na odwrót? To niech pierwszy blok czasu będzie na pracę, ale potem niech będzie jakiś czas na ogarnianie.
A może jeszcze inaczej: rano funkcjonuje Ci się lepiej, a wieczorem nie masz już zwykle siły, energii? To na wieczór nie planuj żadnej pracy, żadnego zobowiązania, załatwiania.
Czujesz, że dziś masz gorszy dzień i będzie ciężko z mobilizacją i dyscypliną? To inaczej podziel czas przy biurku: zaplanuj troszkę krótsze bloki skupionej pracy i odpowiednio dłuższe czasy na przerwę, rozluźnienie. Np. 40 minut do 20 (zamiast 45 minut do 15).
2.
Wiesz, że jakaś konkretna czynność zabiera Ci dużo czasu? Zawsze więcej niż zakładasz?
To następnym razem z góry, świadomie – przeznacz na nią odpowiednio dużo czasu. Może zakładasz, że z napisaniem oferty zmieścisz się w godzinie, ale zawsze w końcu potrzebujesz na nią dwóch godzin? To następnym razem, planując wpisuj w plan tyle czasu, ile naprawdę poświęcasz na daną czynność.
3.
Żeby zastosować powyższe punkty – to trzeba się bardzo dobrze poznać.
Jak?
Przez kilka dni, nawet przez tydzień – dokładnie notuj, co robisz i przez ile czasu. Łącznie z przerwami, dekoncentracjami, przeszkadzaczami.
Czasem takie notatki są bardzo odkrywcze; w locie mogliśmy to oceniać zupełnie inaczej.
4.
Planuj nie tyle zadania, co bloki czasowe.
To znaczy: jak masz listę zadań na dany dzień, to zastanów się, ile każde z tych zadań może Ci zająć. Szczerze, nie życzeniowo.
Ja to grupuję w bloki: 45-minutowe pracy i 15-minutowe przerw. Jeśli każdemu zadaniu przypiszesz czas – np. 45 minut lub 2 x 45 minut, to od razu po liście zadań zobaczysz czy ona jest na dziś realna czy nie. Bo wiesz, że masz do dyspozycji np. 8 godzin.
Jeśli jest nierealna? ➡️ Odrzuć tyle zadań, ile się po prostu na dany dzień nie mieści.
Wybieranie zadań do odrzucenia to jest trudna sprawa, ale właśnie zmienia wszystko. Urealnia plany, leczy z frustracji.
5.
Do planów dodawaj zapasy.
Zakładaj z góry, że coś może Ci zająć dłużej, niż się wydaje.
Czujesz, że to zadanie na 30 minut? Lepiej zarezerwuj cały 45-minutowy blok.
Myślisz, że wyrobisz się w jednym godzinnym bloku czasu? Zarezerwuj na wszelki wypadek dwa bloki.
6.
Wplataj w plan dnia bloki-bufory,
w których nie planujesz konkretnego zadania, ale które są właśnie na ogarnianie, na zapas. Będą idealne, gdy coś się przeciągnie, gdy pojawią się nieprzewidziane sprawy.
Jeśli wszystko będzie szło jak z płatka (a przecież są i takie dni) – na pewno z przyjemnością je wykorzystasz.
7.
Rezerwuj czas na bieżączkę
– np. 30 minut dziennie. Nigdy nie zakładaj, że takie drobne, pilne sprawy są wyjątkiem, rzadkością. Załóż właśnie, że są stałym, normalnym elementem rzeczywistości.
8.
Na początku tygodnia – spójrz na niego z góry.
Może jeszcze zanim się zacznie – wypatrzysz w nim nierealne założenia? Zagęszczenia wyczerpujące, nie do przejścia? Takie, które na pewno, już to widzisz, spowodują obsuwy na innych frontach?
Jak tylko możesz – zrób korekty.
9.
Jak zaplanujesz sobie tydzień, to zerkaj do tych planów, do plannera – codziennie.
Ja wiem, że nie zawsze się ma natchnienie na planowanie, uzupełnianie plannera, zaglądanie do zadań. Ale jeśli będziesz w nie zaglądać niezależnie od formy, motywacji – to nie będziesz tak lekko odpuszczać. Będziesz realizować, odhaczać.
Generalnie pamiętaj, że plan musi być zrobiony tak, że jak się coś przewróci, to się nie sypie cała reszta.
Plan nie może być jak układanka z kostek domino rozstawionych na tyle blisko, żeby wszystko się spektakularnie poprzewracało od jednego dotknięcia.
Tu bardzo ważne są odstępy, zapasy, przerwy, puste bloki, dobrze wyłapane czasy realizacji zadań.
Pamiętaj: plan idealny to nie plan duży, tylko dostosowany do Ciebie.
- jeśli chcesz ogarnąć rzeczywistość, mieć cele i plany w jednym miejscu i tych planów się trzymać – zamów Plannerkowy Planner >>
- jeśli czujesz, że masz za dużo spraw a za mało czasu, chcesz się wreszcie pozbyć poczucia przytłoczenia – skorzystaj z tych punktów >> .
Pozdrawiam Cię bardzo serdecznie
i pamiętaj, że trzymam kciuki za Twoje Plany 🙂
Aga.
