Czy masz na swoim koncie choćby jeden projekt, który mimo starań nie doczekał się skutecznej realizacji?
Co tak naprawdę, u źródła, przyczyniło się do klęski?
Brak motywacji, determinacji?
To tylko między-skutek, nieunikniona konsekwencja.
Przyczyn porażki można upatrywać w pominięciu lub niewyczerpującym podejściu do czynności, jaką jest planowanie projektu.
Otóż:
Wiele projektów przepada tylko dlatego, że nie zostały podzielone na przyjazne, wyobrażalne części, a tym częściom nie wyznaczono terminu realizacji.
Jedne przepadają na zawsze, bo wydają się za duże, zbyt skomplikowane i zupełnie rezygnujemy z ich realizacji.
Inne giną “na raty” – to znaczy – odkładamy ich realizację, bo wielka całość nas przytłacza, bo w zasadzie nie wiadomo “od czego zacząć”?
I nie mówię tu o projektach, których realizacja po dłuższym przemyśleniu okazała się bezsensowna.
Mówię o projektach ważnych, potrzebnych, wyczekanych.
Mało tego!
Takich, które może rzeczywiście proste nie są, ale wydają się kolejnym, naturalnym krokiem dla naszego biznesu,
czy wręcz kamieniem milowym dla naszego rozwoju.
Dlaczego tak się dzieje?
Ogromne zadania paraliżują swoją nieokreślonością.
Tym, że nie wiemy:
- od czego zacząć
- jaki jest nasz najbliższy krok
- jakie w ogóle zadania są do wykonania
- co dokładnie mamy wykonać w tym momencie
- ile czasu zajmie nam wykonanie całego projektu
- czy damy radę zrealizować go w założonym czasie
- jakie jeszcze działania i zasoby (których tu i teraz nie obejmujemy wyobraźnią) mogą nam w ogóle być potrzebne?
Jak mówi Darek Puzyrkiewicz: myślenie jest największą przeszkodą w działaniu.
Jeśli każdego dnia siadamy do pracy i zaczynamy od nerwowego zastanawiania się, co w zasadzie dzisiaj robić (np. za co z danego projektu się zabrać) to po pierwsze: systematycznie tracimy mnóstwo czasu, po drugie: funkcjonujemy w ciągłym chaosie myśli, zadań, wyzwań.
Po co “projektować” projekt?
Ze sporządzonego przez Standish Group raportu zatytułowanego “CHAOS”, a opisującego przyczyny sukcesów i porażek projektów z branży IT wynika, że jasne sformułowanie wymagań mieści się w pierwszej trójce najważniejszych czynników decydujących o realizacji projektu.
To aż 13% wszystkich czynników decydujących o sukcesie.
Dalej, kolejno mamy:
- właściwie planowanie – blisko 9,6%
- realistyczne oczekiwania – 8,2%
- i wreszcie – określenie mniejszych “kamieni milowych”, części projektu – 7,7%
- a kilka miejsc niżej: jasna wizja i cele – 2.9%
To wszystko planowanie projektu.
Te wyżej wymienione czynniki to łącznie ponad 40% sukcesu!
Dodam, że dwa inne czynniki: kompetencja załogi oraz jej zaangażowanie i skupienie – łącznie w raporcie osiągnęły niecałe… 10%!
Badania te dotyczyły projektów IT, realizowanych w większych organizacjach.
I to nie są dokładnie te same realia, co w mniejszych, bądź jednoosobowych biznesach (weźmy choćby stopień zaangażowania we własnej firmie czy biznesie z pasji). Ale jednak proporcje uzmysławiają konkretne fakty.
OK, już wiem, że to ważne, ale co dalej?
Kluczowe są dwa elementy:
- podzielenie projektu na odpowiedniej wielkości etapy i zadania
- realistyczne oszacowanie czasu trwania poszczególnych zadań.
Nie rób tych dwóch punktów (formułowania zadań i ustawiania ich od razu w kolejce) jednocześnie.
Najpierw sporządź listę zadań, potem ułożysz je w linii czasu.
Jak podzielić projekt na zadania?
Najpierw sporządzimy listę potrzeb, pomysłów, działań. Listę na tym etapie warto sporządzić w postaci mapy, chmury zagadnień.
W centralnym miejscu kartki wpisz nazwę projektu, nad którym pracujesz.
To ważne, bo już konkretne jego nazwanie, opisanie w kilku słowach jest sprawdzianem tego, jak ścisły jest Twój cel.
Wokół niego wypisz wszystkie zadania, konieczne czynności, jakie przychodzą Ci do głowy w związku z projektem.
Np. “znaleźć fotografa do sesji”, “napisać teksty promocyjne”, “stworzyć landing page wydarzenia”.
Nie staraj się ich teraz kategoryzować, łączyć, ustawiać w czasie.
Na razie tylko wypisuj.
Po pierwsze – aby niczego nie przeoczyć, po drugie – żeby na kartkę wyrzucić chaos myśli z głowy.
Jeżeli bardzo chcesz – możesz to zrobić już liniowo, czyli “po kolei”.
Jednak w takim wypadku – pomiędzy zagadnieniami zachowuj sporo wolnego miejsca.
Gdy zaczniesz przyglądać się wypisanym czynnościom, zaczniesz dostrzegać powiązania i różnice między nimi.
Zauważysz, że konkretne czynności przynależą do różnych etapów.
Nazwij etapy
Wypisz po kolei wszystkie etapy pracy nad projektem.
Takie, najogólniej możliwe do wyodrębnienia fazy to:
- Przygotowania do pracy nad projektem (np. określenie jego celu, zaplanowanie sposobu i rytmu pracy nad nim, zapewnienie sobie warunków do pracy, itd.),
- Praca nad projektem
- Przedstawienie tej pracy (np. społeczności, Klientom, współpracownikom, wydawcy).
Gdyby była to książka w systemie self-publishing, etapy wyglądałyby tak:
- Przygotowania przed rozpoczęciem pracy
- Pisanie książki
- Korekty, redakcje
- Dobór dostawcy
- Produkcja
- Promocja
- Przedsprzedaż
- Sprzedaż.
Teraz poszczególnym etapom przyporządkuj wypisane wcześniej czynności.
Powinno się już zacząć układać je liniowo – zdecydować, jaka będzie kolejność konkretnych działań.
Oprócz wcześniej wypisanych zadań mogą się teraz pojawiać jeszcze nowe, wynikające z pogłębiania stopnia precyzji.
Jak nie przesadzić? Nie wyznaczyć zadania zbyt małego lub dużego?
Jak określić pojedynczy krok?
Krok w kontekście projektu opisany/nazwany jest właściwie wtedy, gdy osoba do niego przypisana dokładnie wie, co ma teraz zrobić.
Widzi ten jeden krok przed sobą.
Wie, kiedy ten krok się rozpoczyna i kiedy praca nad nim się kończy.
Nancy Mingus w swojej książce “Zarządzanie projektami” formułuje to tak: “Jeśli pracownik nie potrafi powiedzieć, kiedy zaczął zadanie lub nie potrafi śledzić czasu jego wykonania, może to oznaczać, że zadanie jest wciąż zbyt obszerne lub przeciwnie, zostało za bardzo podzielone.”
Jedno zadanie nie może mieć dwóch wykonawców – jeżeli jakąś czynność chcesz podzielić, i jej jedną część zlecić, a drugą – wykonać samodzielnie, to zapisz ją jako dwa osobne kroki.
Jak szacować czas potrzebny do poszczególnych zadań?
Z tego samego raportu, który cytowałam już wyżej wynika, że, w projektach IT, które się nie powiodły – doszło średnio do ponaddwukrotnego przekroczenia szacunków czasowych.
I myślę, że to nie jest jedynie zmartwienie dużych organizacji.
To frustracja również jednoosobowych, własnych przedsięwzięć.
Kiedy ktoś mnie pyta, jak realnie określać czas potrzebny do wykonania zadania, nie daję gotowej, sztywnej odpowiedzi.
Namawiam do obserwowania siebie i nawet do notowania tego, jak dużo czasu zabierają nam konkretne zadania. Do tego, co już wiemy z notatek – zawsze zalecam na przyszłość dodanie zapasu – na spadek formy czy komplikacje.
Natomiast, jeśli zabieramy się za coś po raz pierwszy, działamy na narzędziu, którego nie znamy, będziemy na jakimś etapie zależni od podwykonawcy – namawiam do jeszcze większych, czasem – podwójnych zapasów.
Jeżeli uda Ci się skończyć wcześniej – zawsze możesz szczytnie zagospodarować pozostały czas.
Jeżeli natomiast harmonogram będzie nierealny i napięty jak struna – prędzej czy później dojdzie do pęknięcia, a opóźnienia będą psuć samopoczucie, i kłaść się cieniem na kolejne, przylegające elementy układanki.
Korporacyjne opóźnienia związane są m. in. z bezwładnością zespołów. Ale w nietrafionych szacunkach tkwi również czynnik zupełnie ludzki, taki jak rozkojarzenie, interakcje itp. I ten “ludzki” czynnik grozi tak samo własnemu małemu projektowi jak i wielkiemu przedsięwzięciu.
Dlatego należy przyglądać się swojej pracy, i w zależności od stopnia znajomości tematu – do przewidywanego czasu dodać od 20% do nawet 100% zapasu.
Odwracanie harmonogramu
Na nic empatyczne przeliczanie i zapasy, jeśli mamy wyznaczony – bądź sami sobie wyznaczamy – deadline.
Jeśli termin oceniasz jako realny i podejmujesz się zadania, albo – jeśli chcesz właśnie ocenić szanse powodzenia – etapy obliczaj “od tyłu”, czyli od dnia “zero”.
Sprawdź, czy po ustawieniu etapów w odpowiedniej kolejności i przypisaniu im, choćby ambitnego, ale realnego czasu trwania – docierasz do dzisiejszej daty.
Rozpisz projekt
Wszystkie obliczenia, terminy kończenia jednych i rozpoczynania kolejnych zadań muszą zostać zapisane.
Zarówno w postaci zadań do odhaczenia, jak i wydarzeń na osi czasu.
Chodzi nie tylko o utrwalenie ustaleń, ale o to, aby zawsze móc sprawdzić, w jakim miejscu jesteś ze swoim projektem w tym konkretnym momencie.
To rozpisanie, zaplanowanie projektu możesz rozpracować w godzinę.
Na spokojnie, w skupieniu, w jeden wieczór.
Na jakich narzędziach ja to robię?
Koncepcje projektu, jego elementy, czynności rozpisuję na Starterach – mapach myśli, które mam w Plannerze >>. Starter zawiera miejsce na mapę myśli, a od razu, pod spodem – cztery kolumny z checklistami.
To już tam mogę wstępnie posegregować rozpisane zadania.
Natomiast projekt z zadaniami, etapami i czasem ich trwania rozrysowuję na specjalnie do tego zaprojektowanym arkuszu “Mój Projekt”. Znajdziesz go też w Plannerze >>.
Podsumowując – planowanie projektu krok po kroku
- Wypisz wszystkie zadania, czynności, które przychodzą Ci do głowy a wydają się niezbędne przy planowanym projekcie.
- Podziel projekt na etapy, w tym nie tylko:
- praca nad projektem i
- jego przedstawienie światu,
- ale przede wszystkim i najpierw przygotowanie projektu – a w tym – ważne pytania.
- Wszystkie wypisane czynności przyporządkuj odpowiednim etapom.
- Określ konkretne kroki i zadania, tak, aby w każdym momencie było wiadomo CO jest do zrobienia.
- Szczerze, realistycznie, nieżyczeniowo i z zapasem określ czas realizacji kolejnych zadań.
- Rozpisz projekt dwojako:
- jako listę kolejnych zadań do odhaczenia oraz
- graficznie kolejne etapy na linii czasu.
- Działaj!
Co dalej?
Wiesz już, jak przeprowadzić planowanie projektu.
Jeśli wszystko starannie rozpiszesz, szczerze przed sobą i z zapasami zaplanujesz – zwiększysz szanse zrealizowania swojego projektu o kilkadziesiąt procent.
Już wykonując te kroki, o których napisałam – wyprzedzasz tych, którzy tych kroków nie podejmą, albo nie rozpracują ich równie starannie i uważnie.
Działaj zatem, zasuwaj i dawaj koniecznie znać, jak Ci idzie!
Jeśli jednak chcesz ten proces przejść z codziennym wsparciem,
- otrzymać codziennie konkretne lekcje, wskazówki,
- otrzymać PDFy do druku,
- zrobić krok po kroku w asyście odpowiednich materiałów,
- poznać nie tylko teorię, ale zacząć praktycznie działać,
to zapisz się na newsletter, żeby dostać sygnał o premierze takiego materiału:
Pozdrawiam Cię,
i pamiętaj, że trzymam kciuki za Twoje Plany!!!