Po materiale omawiającym planowanie tygodnia chcę się z Tobą podzielić patentem na planowanie dnia.
Te dwa artykuły i te dwa arkusze (dnia i tygodnia) są kluczem do tego, jak się zorganizować. Jeśli opanujesz te narzędzia i zasady, możesz naprawdę wyznaczyć dowolny cel, dowolne CELE, dowolny plan. Istotą tych narzędzi i zasad jest to, że nie tylko ZAPISUJESZ, CO masz/chcesz robić, ale możesz też wyraźnie kontrolować postępy i na bieżąco poprawiać kurs.
Do rzeczy.
Zadania
Znów zacznę od priorytetów. To trzy najważniejsze rzeczy, jakie chcesz w tym dniu zamknąć. Nie wyznaczaj ich więcej, niewiele więcej przyjmie tylko tydzień. Nastaw się na nie i realizuj je od razu, od rana, bądź w czasie, kiedy najlepiej Ci się działa. Kiedy już je odhaczysz, poczujesz satysfakcję, docenisz siebie za produktywność i dzień popłynie już inaczej.
Tak, jak podkreślałam w poście o tygodniu, wpisz tu wszystkie zadania, jakie przed Tobą dzisiaj stoją:
• i zawodowe i prywatne,
• duże (przygotowanie oferty dla Klienta) i mniejsze (przeczyszczenie skrzynki mailowej),
• te cykliczne (poćwiczyć) i te wyjątkowe bądź rzadziej powtarzalne (przegląd samochodu),
• a przede wszystkim również te codzienne (przygotować obiad, ubranie galowe dla dzieci na jutro)! Nigdy nie umniejszaj tych działań, choćby Tobie i członkom Rodziny wydawałyby się oczywiste, konieczne, normalne (to tak, jak z codziennym wyznawaniem miłości 🙂 “nie muszę powtarzać, przecież wiesz, że Cię kocham”),
• jeżeli wprowadzasz, pracujesz nad jakimś nawykiem – pamiętaj i o nim (np. wypicie rano szklanki wody),
• zapisz, uhonoruj dokładnie każdą rzecz, która pochłonie choćby minimum Twojej energii i czasu.
Zadania na następny dzień
Tu wpisz takie, jakie teraz przychodzą Ci do głowy, a już wiesz, że nie zmieścisz ich w dzisiejszym planie. Zapisz tu również zadania, które spływają w ciągu dnia, nie muszą być wykonane dzisiaj, ale musisz zaplanować ich realizację jutro, pojutrze, za kilka dni. Przy takim zadaniu, które nie przepływa na bezpośrednio następny dzień – możesz dopisać datę koniecznej realizacji.
Harmonogram
Zajrzyj w arkusz tygodnia. Zerknij, jakie wydarzenia, spotkania, zajęcia przypadają na planowany dzień.
Wiemy już zatem CO jest do zrobienia, teraz zaznaczmy – KIEDY będziemy to robić.
Masz zapewne swoje własne specyficzne godziny pracy czy aktywności.
Zaplanuj swój dzień od momentu, w którym chcesz już coś zrealizować; może to być np. trening, przejrzenie notatek, pięciominutowe pisanie, czytanie książki czy praca. Wpisz kolejno czas na realizację zadań, bloki pracy, inne zobowiązania i wydarzenia.
Kiedyś napiszę o tym, jak planuję swoje bloki czasowe, jak przeplatam pracę z relaksem, tworzeniem, zadbaniem o dom, ale teraz, tutaj zostawię Ci kilka praktycznych porad:
pomiędzy blokami różnych czynności zaplanuj choćby krótką przerwę, by wstać, rozciągnąć się 🙂 popatrzeć daleko przez okno, zaparzyć swieżą herbatę odcinki czasowe na realizację zadań planuj z ZAPASEM! Zrealizowanie czynności w zbyt ciasnych ramach czasowych (np. stworzenie prezentacji w 45 minut czy wykonanie trzech telefonów w 5 minut) może się nie udać i obciąży Cię na resztę dnia poczuciem niepokoju, “autozarzutami” o bezproduktywność, a na dodatek – zaburzy kolejne części planu dnia. Nawet, jeżeli coś wydaje Ci się realne do wykonania w zakładanym czasie – dołóż zapas! Margines zawsze możesz zagospodarować: dodatkowo odpocząć, albo po prostu sięgnąć po kolejne zadanie z listy. Wiesz, jakie to cudowne uczucie, załatwić coś przed czasem? Choćby to było tylko 10 minut do przodu! łącz w bloki podobne zadania – np. odpisywanie na maile, telefony, praca kreatywna w skupieniu jeżeli w planach na dzisiaj masz jakieś spotkanie czy wyjście – to w harmonogramie ujmij czas nie tylko na samo spotkanie, ale także na przygotowania przed i po. Zaznacz, kiedy musisz oderwać się od pracy, żeby przygotować się do wyjścia, ile czasu potrzebujesz na dojazd, ile potrzebujesz czasu, żeby po spotkaniu/po powrocie wrócić do rytmu.Ten czas “okołowyjazdow” jest bardzo często niedoceniany w planach dnia, a bywa bardzo znaczący. Suche zaznaczenie w harmonogramie faktu “Spotkanie z Klientem XYZ” nie ułatwi Ci orientacji w czasie. Odnotowanie takich czasowych “kosztów dodatkowych” nie tylko sprawi, że • będziesz kontrolować czas, • nie narazisz na uszczerbek dalszych planów, ale • zdasz sobie również sprawę, ile kosztuje Cię przerwanie pracy. Może następnym razem umówisz dwa spotkania, jedno po drugim? Albo przesuniesz jedno ze spotkań na dzień “luźniejszy”?
Nawet, jeżeli spotkanie przewidujesz w sali konferencyjnej obok, to również załóż czas na przygotowanie się do niego, zarezerwuj w harmonogramie czas na sferę prywatną, rodzinną czy dla siebie. Na co dzień dopilnowuj nie tylko zadań, ale również WARTOŚCI. Jeśli zaznaczasz czas na spotkanie z Klientem, to zaplanuj również czas na spotkanie ze sobą, z książką, z matą do ćwiczeń, z drugą połówką, czy – czas na poczytanie dzieciom przed snem. TO SĄ BARDZO WAŻNE RZECZY. Odnotowuj je równie starannie, jak wizytę w urzędzie skarbowym czy serwisie samochodowym!
Kiedy planować dzień
Zdecydowanie polecam wieczór dnia poprzedniego.
Jeśli wstajesz bardzo wcześnie, może Cię kusić planowanie poranne, ale dla mnie ten poranny czas jest sferą znacznie bardziej: kreatywną, duchową, medytacyjną, regeneracyjną, nieścisłą. Bardzo często to wtedy przychodzi natchnienie, nowe pomysły, kreatywne decyzje, marzenia, przemyślenia nadające bezcenne spojrzenie z dystansem.
Gdzie tutaj miejsce i nastrój na myśli o dentyście, wizycie w sklepie spożywczym, telefonie do dostawcy?
Znacznie bardziej wolę planować następny dzień na pełnych, pragmatycznych obrotach dnia poprzedniego. Robię to wieczorem, bądź jeszcze wcześniej – po południu, gdy zamykam dzień pracy, zanim przestawię się na tryb bycia dla Rodziny.
Jeśli położysz się spać po zaplanowaniu jutrzejszego dnia – jesteś mniej narażona/ny na gonitwę myśli. Nie musisz w myślach skanować nadchodzącego dnia i próbować przypomnieć sobie poszczególnych punktów. Plan tygodnia i dnia robią to w tym samym momencie za Ciebie, leżąc na biurku.
Planowanie nie tylko:
• odświeżyło pamięć,
• pomogło ułożyć zobowiązania, ale także
• pomogło wyznaczyć na nie czas.
Umysł jest czysty od listy, którą “przerzucił’ na zewnątrz, a jutro rano nie czeka Cię gorączkowe układanie, możesz od razu przejść do działania.
O nawyku
Jeszcze jedno.
Zdaję sobie sprawę, że planowanie tygodnia i planowanie dnia to jest pewien wysiłek. Myśląc teraz, na krótką metę – może Ci być szkoda na nie czasu. Może myślisz: “Po co tracić 10 minut każdego dnia czy 20 minut co tydzień, skoro mogę w tym czasie coś po prostu zrobić, już działać?”. Jednak w ten sposób możesz oszczędzić chwilę, a potem gdzieś zgubić, dać “przecieknąć” przez palce dużo większej ilości minut. Tak, jakby od razu, bez planów zabrać się do budowy, czy wybrać się do sklepu bez listy zakupów i pamięci braków.
Codzienne czy cotygodniowe planowanie i wypełnianie planu dnia czy tygodnia jest zatem nie kosztem czasowym, ale INWESTYCJĄ. Zwraca się z nawiązką, nie tylko oszczędzając czas, ale dając spokój umysłu i miejsce w głowie.
Są to swego rodzaju powtarzalne czynności, które działają najefektywniej, gdy przechodzą w nawyk (przestajemy się zmuszać do pamiętania o nich, wracamy do nich niemal automatycznie, mamy potrzebę regularnego ich wykonywania). Nawyk kształtuje się długo, i systematycznie. Kilka razy wypada się ze szlaku, ale warto na niego wrócić, nie obwiniać się, nie rezygnować, a konsekwentnie, regularnie próbować. Niech jednokrotne, kilkukrotna przerwa nie wyrzuci Cię z kursu. Pamiętaj o celu, miej go przed oczyma. Pamiętaj, po co są te małe kroczki.
To trochę, jak z bieganiem czy z poranną szklanką wody. Dziś nie wiem, jak mogłam zaczynać dzień bez niej.
Wiesz już, jak planować dzień, teraz kolej na Twoje działania.
Oto arkusze, o których opowiadałam w obydwu artykułach: arkusz tygodnia i arkusz dnia.
Artykuł o tym, jak planować tydzień przeczytasz tutaj, o wyznaczaniu priorytetów tutaj.
Jeżeli zależy Ci na Twoim celu – nie rezygnuj, nie poddawaj się. Cierpliwe rób kroczki (małe, codzienne) do przodu. Gdy za tydzień, za miesiąc, za rok spojrzysz za siebie – będziesz w szoku, ile zadań za Tobą.
Przydatne narzędzia:
- Plan Dnia, bloczek -> link
- Plan Dnia do druku w pakiecie plików PDF -> link
- półroczny niedatowany planer książkowy -> link
Jeśli nie chcesz przeoczyć kolejnego nowego artykułu – koniecznie zapisz się na newsletter!
Życzę Ci mnóstwo natchnienia, skuteczności i przyjemności z odhaczania kolejnych zadań i realizowania celów. Dawaj znać jak Ci idzie!