Zarządzanie czasem to temat wielki, ale zaczyna się (i możesz go zacząć) od zwykłego dnia!
Czy zdarza Ci się pracować bez wytchnienia od rana do wieczora, a na mecie poczuć straszne zmęczenie i stwierdzić niezrealizowanie połowy zadań?
A może czasem wiesz, że część dnia przebimbałaś/łeś, a można było zadziałać znacznie lepiej, i teraz mieć wolne?
Może miewasz myśli, że gdyby doba była dłuższa, albo spać można by mniej – zrobiłabyś/zrobiłbyś więcej?
To bez sensu.
Przestań tracić czas i zaufanie do siebie, snując takie myśli.
Plan Dnia w Plannerze•Ka (link), w najnowszym, aktualnym wydaniu wzbogacony o godziny w Harmonogramie!
Zarządzanie czasem to zamierzone poruszanie się w jego obrębie,
świadome i celowe wykorzystywanie tego zasobu.
Ponieważ na upływ czasu nie mamy wpływu, a mamy – na swoje zachowanie, mówi się na to również: zarządzanie sobą w czasie.
Osoby, które zwracają na to uwagę, mają przeważnie konkretny cel, marzenie, pragnienie, i wyznaczają sobie na ich spełnienie konkretny czas.
Zatem zależy im na efektach i poczuciu spełnienia, celowości i efektywności działań.
Pamiętaj jednak o tym, że:
- zarówno działania, jak i odpoczynek od nich,
- zarówno namacalne efekty, jak i nieuchwytne uczucia
są bardzo ważne, bo gospodarujemy czasem po coś, a nie dla samego gospodarowania.
Z natury (a może dziedzicznie, albo “z nasięku”?) jestem umysłem ścisłym, więc w tym artykule będzie konkret, będzie o efektywności, działaniu wymiernym, skutecznym, celowym.
Ale planowanie NIE jest dla mnie zimne, cyniczne.
Jest ludzkie, i przede wszystkim jest po to, żeby pielęgnować swoje życiowe wartości.
I to mocno wpływa na sposób, w jaki zarządzam czasem czy planuję dzień pracy.
Jak wygląda u mnie zarządzanie czasem podczas dnia pracy?
Plan dnia tworzę najczęściej po południu, lub wieczorem dnia poprzedniego.
Wtedy najspokojniej mi się śpi, i najwydajniej działa od samego rana.
O ogólnym planowaniu dnia piszę tutaj.
Ale – jak go krok po kroku wypełniam?
Często piszę, że dla mnie plan dnia to nie tylko lista zadań, ale i harmonogram (i tak plan dnia wygląda u mnie w Plannerze•Ka).
Czyli określenie:
- co się dzieje w czasie,
- jak w tym czasie lokuję pracę,
- jak się skupiam i resetuję na zmianę.
Najpierw zerkam do “Harmonogramu tygodnia”
Układam go co jakiś czas; to taki grafik, plan lekcji, stały rozkład, szkielet mojego tygodnia.
Dlaczego jest tak ważny – piszę tutaj (samo narzędzie możesz zobaczyć tu, w pakiecie plików PDF, jest ono również częścią Plannera•Ka).
To odzwierciedlenie moich wartości, priorytetów, kierunków.
To dla mnie główne narzędzie walki z bieżączką; walki ze sprawami nieważnymi o te sprawy ważne, strategiczne, rozwijające.
W Harmonogramie zaznaczam zajęcia cykliczne, oraz czas na pracę.
W moim przypadku – czas na zlecenia projektowe i czas na Plannerkę.
Harmonogram pozwala mi dbać o odpowiedni balans pomiędzy sferami i projektami.
Rytm pracy
Pracuję w takich rytmach:
45 minut pracy (odcinek czasu skupienia osiągalny dla ucznia wczesnoszkolnego 😀 ) i 15 minut odpoczynku.
Mogłabym i próbowałam przeliczać to inaczej – ale jeśli jeden blok (pełen cykl praca-odpoczynek) nie odpowiada dokładnie jednej godzinie – to przeliczanie zabiera mi za dużo czasu, a ja jestem niecierpliwa i lubię działać.
I teraz tak:
Te 45 minut na pracę, to jest czas tylko na pracę. Pełne skupienie. Bywa, że wyciszam telefon, w ogóle nie kontaktuję.
Natomiast te 15 minut – to jest zupełne oderwanie się od pracy.
Niekoniecznie drzemka, gimnastyka, ale jakiś ruch, zajęcie się czym innym: parzę sobie kawę/herbatę; wychodzę na taras, ale też – włączam pralkę/wieszam pranie, zaglądam do książki. Ostatecznie, w te intensywne dni – drobna sprawa, telefon.
W planie dnia (również, żeby było sprawniej) zaznaczam bloki pracy od-do pełnych godzin, np. 8.00-8.45 + 15 minut; 11.00-11.45 + 15 minut.
Plan dnia – konkretne godziny
W harmonogramie dnia zapisuję/przepisuję przedziały godzinowe, tak, jak to wynika z harmonogramu tygodnia.
Przy tych przedziałach godzinowych od razu zaznaczam, na jaką sferę zawodową, jaki projekt – są przeznaczone.
Na przykład:
9.00-10.00: zlecenia projektowe (a w tym – 45 minut na pracę, 15 – na odpoczynek) i tu realizuję zadania związanie ze zleceniami
10.00-11.00: Plannerka – i tu realizuję zadania związanie z Plannerką
11.00-12.00: Plannerka, itd.
Kiedy już wiem, jakim czasem dysponuję – zaczynam wyznaczać zadania
I to jest właśnie klucz do realnego planowania, jeden z ważniejszych jego aspektów: jeżeli weźmiesz na siebie zbyt wiele zadań, więcej niż faktycznie możesz zrealizować – to mimo pracy i włożonego wysiłku – części nie zrealizujesz.
I, choć jest to Tobie pisane od początku – uciekasz od tej myśli.
Przeczucie klęski towarzyszy Ci bez przerwy, a najdotkliwiej dopada wtedy, gdy czas się kończy, a Ty opadasz z sił.
Co wpisuję na listę zadań?
Zadania czerpię z zadań wyznaczonych na ten tydzień.
I są to zarówno zadania zawodowe, jak i te domowe.
Potrzebuję tej satysfakcji, i potrzebuję spisania tego, bo wtedy wiem, że nie zapomnę.
A to nie tylko sprzątanie, obiad, ale wszystkie szkolno-urzędowe i inne drobne sprawy. A załatwia się ich tygodniowo tyle, że warto się za to docenić – ale o tym już piszę w artykule o tym, jak planować tydzień.
Bieżączka
To zadania, które musimy wykonać, ale ani nie sprawiają nam one wielkiej przyjemności, ani nie przybliżają nas do naszych najważniejszych, strategicznych celów. Z tego powodu – warto ją z góry ograniczyć, bo takie sprawy potrafią się mocno rozpychać.
Jak je ogarnąć?
Ja, jeśli takich spraw nagromadzi się przez jakiś czas – przeznaczam na bieżączkę konkretny, ograniczony blok czasu.
Wtedy zajmuję się fakturami, urzędowymi telefonami, dokumentami i tym podobnymi.
Moje zarządzanie czasem w skali dnia – podsumowując:
- Najpierw zaglądam do harmonogramu tygodnia – bo to mój kompas; grafik systemu wartości, priorytety. Sprawdzam ile godzin na co mogę przeznaczyć.
- Wpisuję bloki czasowe w harmonogram dnia. Bloki na pracę i na odpoczynek. Czas na pracę to koncentracja, przerwa to reset.
- Po oszacowaniu ilości dostępnego czasu wypisuję zadania na ten dzień. Te biznesowe i prywatne. Te duże i te drobne.
- Zrealizowane zadania odhaczam na bieżąco.
- Ograniczam czas na bieżączkę – wyznaczam jej oddzielny blok czasowy i go pilnuję.
- Po południu lub wieczorem planuję w ten sam sposób dzień następny.
Ja korzystam z Planu Dnia, który mam w moim Plannerze•Ka, ale, znajdziesz taki arkusz w postaci PDF do druku w pakiecie PDF-ów.
Taki sposób planowania dnia to sposób na niespuszczanie z oczu naszych najważniejszych celów i codzienne dbanie o podporządkowywanie spraw pilnych, nieważnych – sprawom strategicznym, dla nas najważniejszym. Jest to swojego rodzaju nawyk, i jak każdy nawyk – nie przychodzi łatwo. Wymaga krótkiej, choć codziennej akcji, tak, jak trening.
Spróbuj, a odmianę poczujesz bardzo szybko.
Jeżeli chcesz przetestować Plannerkowe narzędzia – zarejestruj się tutaj, a uzyskasz dostęp do bezpłatnych arkuszy.
Przydatne narzędzia:
- półroczny planer Planner•Ka –> link
- półroczny granatowy Planner•Ka -> link
- Plan Dnia plik PDF do druku w pakiecie PDF-ów -> link
- Planowanie | Zarządzanie czasem | Produktywność – codzienne wsparcie (!) Plann•Assist -> link
Tymczasem działaj, jeśli masz jakieś pytania, o czymś chcesz przeczytać na łamach tego bloga – koniecznie daj znać.
Pozdrawiam Cię serdecznie,
i trzymam kciuki za Twoje Plany!
Aga.
