Zarządzanie czasem – planowanie dnia pracy

with Brak komentarzy

Zarządzanie czasem to temat wielki, ale zaczyna się (i możesz go zacząć) od zwykłego dnia!

Czy zdarza Ci się pracować bez wytchnienia od rana do wieczora, a na mecie poczuć straszne zmęczenie i stwierdzić niezrealizowanie połowy zadań?
A może czasem wiesz, że część dnia przebimbałaś/łeś, a można było zadziałać znacznie lepiej, i teraz mieć wolne?
Może miewasz myśli, że gdyby doba była dłuższa, albo spać można by mniej – zrobiłabyś/zrobiłbyś więcej?

To bez sensu.
Przestań tracić czas i zaufanie do siebie, snując takie myśli.

 

Plan Dnia w Plannerze•Ka (link), w najnowszym, aktualnym wydaniu wzbogacony o godziny w Harmonogramie!

Zarządzanie czasem to zamierzone poruszanie się w jego obrębie,
świadome i celowe wykorzystywanie tego zasobu.

Ponieważ na upływ czasu nie mamy wpływu, a mamy – na swoje zachowanie, mówi się na to również: zarządzanie sobą w czasie.

Osoby, które zwracają na to uwagę, mają przeważnie konkretny cel, marzenie, pragnienie, i wyznaczają sobie na ich spełnienie konkretny czas.
Zatem zależy im na efektach i poczuciu spełnienia, celowości i efektywności działań.

 

Pamiętaj jednak o tym, że:

  • zarówno działania, jak i odpoczynek od nich,
  • zarówno namacalne efekty, jak i nieuchwytne uczucia

są bardzo ważne, bo gospodarujemy czasem po coś, a nie dla samego gospodarowania.

 

Z natury (a może dziedzicznie, albo “z nasięku”?) jestem umysłem ścisłym, więc w tym artykule będzie konkret, będzie o efektywności, działaniu wymiernym, skutecznym, celowym.

Ale planowanie NIE jest dla mnie zimne, cyniczne.
Jest ludzkie, i przede wszystkim jest po to, żeby pielęgnować swoje życiowe wartości.
I to mocno wpływa na sposób, w jaki zarządzam czasem czy planuję dzień pracy.

 

Jak wygląda u mnie zarządzanie czasem podczas dnia pracy?

Plan dnia tworzę najczęściej po południu, lub wieczorem dnia poprzedniego.
Wtedy najspokojniej mi się śpi, i najwydajniej działa od samego rana.

O ogólnym planowaniu dnia piszę tutaj.

 

Ale – jak go krok po kroku wypełniam?

Często piszę, że dla mnie plan dnia to nie tylko lista zadań, ale i harmonogram (i tak plan dnia wygląda u mnie w Plannerze•Ka).
Czyli określenie:

  • co się dzieje w czasie,
  • jak w tym czasie lokuję pracę,
  • jak się skupiam i resetuję na zmianę.

 

Najpierw zerkam do “Harmonogramu tygodnia”

Układam go co jakiś czas; to taki grafik, plan lekcji, stały rozkład, szkielet mojego tygodnia.

Dlaczego jest tak ważny – piszę tutaj (samo narzędzie możesz zobaczyć tu, w pakiecie plików PDF, jest ono również częścią Plannera•Ka).

To odzwierciedlenie moich wartości, priorytetów, kierunków.
To dla mnie główne narzędzie walki z bieżączką; walki ze sprawami nieważnymi o te sprawy ważne, strategiczne, rozwijające.

W Harmonogramie zaznaczam zajęcia cykliczne, oraz czas na pracę.
W moim przypadku – czas na zlecenia projektowe i czas na Plannerkę.

Harmonogram pozwala mi dbać o odpowiedni balans pomiędzy sferami i projektami.

 

Rytm pracy

Pracuję w takich rytmach:

45 minut pracy (odcinek czasu skupienia osiągalny dla ucznia wczesnoszkolnego 😀 ) i 15 minut odpoczynku.

Mogłabym i próbowałam przeliczać to inaczej – ale jeśli jeden blok (pełen cykl praca-odpoczynek) nie odpowiada dokładnie jednej godzinie – to przeliczanie zabiera mi za dużo czasu, a ja jestem niecierpliwa i lubię działać.

 

I teraz tak:
Te 45 minut na pracę, to jest czas tylko na pracę. Pełne skupienie. Bywa, że wyciszam telefon, w ogóle nie kontaktuję.
Natomiast te 15 minut – to jest zupełne oderwanie się od pracy.

 

Niekoniecznie drzemka, gimnastyka, ale jakiś ruch, zajęcie się czym innym: parzę sobie kawę/herbatę; wychodzę na taras, ale też – włączam pralkę/wieszam pranie, zaglądam do książki. Ostatecznie, w te intensywne dni – drobna sprawa, telefon.

W planie dnia (również, żeby było sprawniej) zaznaczam bloki pracy od-do pełnych godzin, np. 8.00-8.45 + 15 minut; 11.00-11.45 + 15 minut.

 

Plannerka - zapis na newsletter

 

Plan dnia – konkretne godziny

W harmonogramie dnia zapisuję/przepisuję przedziały godzinowe, tak, jak to wynika z harmonogramu tygodnia.

Przy tych przedziałach godzinowych od razu zaznaczam, na jaką sferę zawodową, jaki projekt – są przeznaczone.
Na przykład:
9.00-10.00: zlecenia projektowe (a w tym – 45 minut na pracę, 15 – na odpoczynek) i tu realizuję zadania związanie ze zleceniami
10.00-11.00: Plannerka – i tu realizuję zadania związanie z Plannerką
11.00-12.00: Plannerka, itd.

 

Kiedy już wiem, jakim czasem dysponuję – zaczynam wyznaczać zadania

I to jest właśnie klucz do realnego planowania, jeden z ważniejszych jego aspektów: jeżeli weźmiesz na siebie zbyt wiele zadań, więcej niż faktycznie możesz zrealizować – to mimo pracy i włożonego wysiłku – części nie zrealizujesz.
I, choć jest to Tobie pisane od początku – uciekasz od tej myśli.
Przeczucie klęski towarzyszy Ci bez przerwy, a najdotkliwiej dopada wtedy, gdy czas się kończy, a Ty opadasz z sił.

 

Co wpisuję na listę zadań?

Zadania czerpię z zadań wyznaczonych na ten tydzień.
I są to zarówno zadania zawodowe, jak i te domowe.

Potrzebuję tej satysfakcji, i potrzebuję spisania tego, bo wtedy wiem, że nie zapomnę.

A to nie tylko sprzątanie, obiad, ale wszystkie szkolno-urzędowe i inne drobne sprawy. A załatwia się ich tygodniowo tyle, że warto się za to docenić – ale o tym już piszę w artykule o tym, jak planować tydzień.

 

Bieżączka

To zadania, które musimy wykonać, ale ani nie sprawiają nam one wielkiej przyjemności, ani nie przybliżają nas do naszych najważniejszych, strategicznych celów. Z tego powodu – warto ją z góry ograniczyć, bo takie sprawy potrafią się mocno rozpychać.

Jak je ogarnąć?

Ja, jeśli takich spraw nagromadzi się przez jakiś czas – przeznaczam na bieżączkę konkretny, ograniczony blok czasu.
Wtedy zajmuję się fakturami, urzędowymi telefonami, dokumentami i tym podobnymi.

 

Moje zarządzanie czasem w skali dnia – podsumowując:

  1. Najpierw zaglądam do harmonogramu tygodnia – bo to mój kompas; grafik systemu wartości, priorytety. Sprawdzam ile godzin na co mogę przeznaczyć.
  2. Wpisuję bloki czasowe w harmonogram dnia. Bloki na pracę i na odpoczynek. Czas na pracę to koncentracja, przerwa to reset.
  3. Po oszacowaniu ilości dostępnego czasu wypisuję zadania na ten dzień. Te biznesowe i prywatne. Te duże i te drobne.
  4. Zrealizowane zadania odhaczam na bieżąco.
  5. Ograniczam czas na bieżączkę – wyznaczam jej oddzielny blok czasowy i go pilnuję.
  6. Po południu lub wieczorem planuję w ten sam sposób dzień następny.

 

Ja korzystam z Planu Dnia, który mam w moim Plannerze•Ka, ale, znajdziesz taki arkusz w postaci PDF do druku w pakiecie PDF-ów, możesz też zamówić drukowany bloczek z arkuszami na 50 dni.

Taki sposób planowania dnia to sposób na niespuszczanie z oczu naszych najważniejszych celów i codzienne dbanie o podporządkowywanie spraw pilnych, nieważnych – sprawom strategicznym, dla nas najważniejszym. Jest to swojego rodzaju nawyk, i jak każdy nawyk – nie przychodzi łatwo. Wymaga krótkiej, choć codziennej akcji, tak, jak trening.

Spróbuj, a odmianę poczujesz bardzo szybko.

 

Jeżeli chcesz przetestować Plannerkowe narzędzia – zarejestruj się tutaj, a uzyskasz dostęp do kilku darmowych arkuszy.

 

Przydatne narzędzia:

  • półroczny planer Planner•Ka –> link
  • Plan Dnia w postaci bloczku -> link
  • Plan Dnia plik PDF do druku w pakiecie PDF-ów -> link

 

Tymczasem działaj, jeśli masz jakieś pytania, o czymś chcesz przeczytać na łamach tego bloga – koniecznie daj znać.

Pozdrawiam Cię serdecznie,
i trzymam kciuki za Twoje Plany!

Aga.

Zapisz się na newsletter, a otrzymasz zeszyt ćwiczeń, który pomoże Ci zacząć realizować ciągle odkładane cele. Otrzymasz też dostęp do darmowych arkuszy!

Będziesz ode mnie otrzymywać materiał dostępny tylko dla Subskrybentów, powiadomienia o nowych artykułach na blogu, informacje o nowych produktach, ofercie i promocjach.    

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, jeśli interesuje Cię Plannerkowy kurs on-line "Zrealizuj Swój Projekt"

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o kursie, jego dostępności, otwarciu sprzedaży, o związanym z nich artykułach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, a dam Ci znać, jak tylko Planner•Ka będzie dostępny w sprzedaży!

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o planerze, jego dostępności w sklepie, a także o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zapisz się, żeby dołączyć do wyzwania!

Zapisując się na wyzwanie dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o wyzwaniu, wyzwaniowe zadania i materiały, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu"Zrealizuj Swój Projekt"

FreshMail.pl
 

Zapisz się, jeśli zaintrygował Cię nowy Plannerkowy produkt o planowaniu biznesowym!

Zapisując się dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o tym nowym produkcie, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu "Zaprojektuj Dobry Rok"

FreshMail.pl