Jak budować harmonogram tygodnia

with Brak komentarzy

Dlaczego harmonogram tygodnia wszystko zmienia?
Jak go budować?

 

Co to w ogóle jest?

To pewien szkielet, rozkład jazdy, plan lekcji.
To zaprojektowany – na dłuższą metę – grafik tygodnia uwzględniający bloki czasu na wszystkie nasze aktualne zobowiązania, zajęcia i projekty.

 


Tworzymy go na jakiś okres czasu, a kiedy zdecydowanie zmieniają się warunki, priorytety – ustalamy go na nowo. Raz na kilka miesięcy, albo raz na pół roku, albo raz na rok.

 

Kiedy jest potrzebny

Harmonogram tygodnia to narzędzie budujące i wspierające systematyczność, a wspomniałam w poprzednim artykule („Jak realizować cele”) o tym, że to jeden z najważniejszych czynników sukcesu czy spełnienia.
Zresztą, podkreślam to często. Już w jednym z pierwszych artykułów („Jak ruszyć z dużym przedsięwzięciem”) radziłam, żeby: jeśli chcemy czegoś dokonać, będąc jednocześnie bardzo zajętym (na przykład – pozostając na etacie) – przeznaczyć na nowy projekt choćby pół godziny, godzinę w tygodniu. Wyznaczyć na to stałą porę, i – trzymać się jej.

Kropla drąży skałę, i robienie małych kroczków – ale równo i w sposób nieznoszący sprzeciwu – zmienia bardzo dużo. Wyznaczenie stałej pory na nowy cel jest również odpowiedzią na to, jak przestać odkładać, jak przestać prokrastynować.

Właśnie w takiej sytuacji, potrzebie zmiany, którą trudno było mi „zaordynować” pojawił się harmonogram, ten „rozkład jazdy”.
Znalazłam się wtedy w sytuacji, kiedy prowadziłam własną firmę projektową i to zlecenia projektowe były moim głównym środkiem utrzymania i głównym zajęciem.

Pojawił się jednak pomysł na nowe przedsięwzięcie, któremu nie mogłam poświęcić zbyt dużo czasu. Maksymalnie – około godziny-dwóch w tygodniu.
Oczywista dysproporcja pomiędzy ilością godzin pracy a tą „chwilą na coś innego” sprawiły, że już przez jakiś czas trudno było mi regularnie pamiętać i pochylać się nad nowym pomysłem.

Byłam również bardzo zapracowana z dnia na dzień, i mimo stworzenia listy lektur – trudno mi było ją realizować. Wspominałam również w tym artykule („Po co planować”), że czas pracy, szybkich zleceń, gaszenia czyichś pożarów – rozpływał się na różne części dnia, także i na te, które powinny być od niego wolne.

 

Dystans

Pamiętam swoje pierwsze w zasadzie wyjście do kawiarni „z pracą”, i było to wyjście z domowego biura, dosłownie – przejście przez ulicę.
Do tej pory doceniam takie wycieczki, bo zdaję sobie sprawę, ile ono dało mi wtedy dystansu i pozwoliło spojrzeć na życie z perspektywy lotu ptaka.

Usiadłam z gorącą kawą, czując się trochę nieswojo (prawie widziałam okna swojego mieszkania!) i zastanawiałam się, co w ogóle zrobić, skoro w głowie wielki chaos – mieszanina zmęczenia, poczucia ogromu zobowiązań, chęci zmiany, nowych pomysłów, kilku pomysłów otwartych, wielu znaków zapytania.

Wyjęłam nieodłączną kartkę A4 w poziomie, i stwierdziłam, że muszę „narysować” sobie tydzień. To mój najbardziej podstawowy, dosadny, powtarzalny dystans.
Zaznaczyłam godziny mojej aktywności, i wszystkie dni tygodnia.

 

Piasek, kamienie i słoik

Słyszałaś/łeś opowieść o wkładaniu kamieni do słoika? Z grubsza chodzi o to, że wypełnisz słoik staranniej, ściślej i większą ilością kamieni, jeśli wrzucisz do niego najpierw kamienie największe, potem, pomiędzy nie powrzucasz kamyczki mniejsze, a potem wolne przestrzenie uzupełnisz piaskiem. Eksperyment wypadnie znacznie słabiej, jeśli najpierw wsypiesz piasek, potem małe kamienie, a na końcu – duże.

Zaznaczyłam zatem swoje kamienie największe.

 

Zaznacz wartości/dane graniczne

Wczesne wstawanie, a dokładnie – o godzinie piątej – jest dla mnie nawykiem niezwykle ważnym. To chyba materiał na osobny post – ale możliwość porannego rozmyślania, pracowania, projektowania, strategicznego koncypowania ma wielki wpływ na moje życie – dlatego na tę porę wyznaczyłam początek dnia.

Potrzebuję ośmiu godzin snu (chętnie eksperymentowałam, ale na razie wnioski są niezmienne), więc widziałam, że o godzinie 21.00 zaznaczę koniec jakichkolwiek aktywności.

Następnie zaznaczyłam, o której godzinie dzieci są już w domu (to się zmienia, ale staram się, aby ta pora była stała, regularna). Potem odznaczyłam, że powyżej tej godziny nie chcę już pracować, ale zajmować się dziećmi, domem, rodziną.

W następnej kolejności odznaczyłam stałe zobowiązania – nie jestem ich wielbicielką – trudno mnie wyciągnąć na zajęcia poza domem, nie narzucam ich też domownikom, zdecydowałam się na przyzwoite minimum.

Jeśli jesteś na etacie – w tym momencie należy zaznaczyć czas, który spędzasz w pracy. Wraz z realnymi dojazdami.

 

Wypisz wszystko, co w dostępnym czasie chcesz (lub musisz) robić regularnie

Nie mówię teraz o celach. Mówię o tym, na co chcesz przeznaczyć swój czas, czas, którym dysponujesz. Po wyznaczeniu swoich celów – powinnaś/powinieneś już wiedzieć, czym chcesz się zajmować, na jakich sferach i projektach chcesz się obecnie skupić.

Może to być czas na:

  • aktywności zawodowe, czyli samo działanie w firmie bądź praca,
  • działania rozwijające możliwości zawodowe, czyli np. praca nad firmą, działania promocyjne/marketingowe,
  • przeglądy, kontrole realizacji planów, planowanie dnia, tygodnia, miesiąca, kwartału,
  • „ostrzenie piły” czyli na naukę: czytanie, udział w szkole, kurs on-line i prace domowe,
  • dbanie o zdrowie czy kondycję fizyczną – ćwiczenia, bieganie,
  • nowy projekt, realizację marzenia, nowego celu,
  • rozwijanie hobby,
  • czytanie dzieciom,
  • przegląd budżetu,
  • zakupy do gospodarstwa on-line,
  • planowanie posiłków,
  • przygotowywanie posiłków,
  • specjalny czas dla Rodziny,
  • randka z partnerem/partnerką,
  • wyjście do teatru/galerii,
  • sprzątanie domu,
  • itd.

 

Rzeczy ważne. Pilne i niepilne

Jeżeli przyjrzysz się wszystkim wypisanym kwestiom, na które chciałabyś/chciałbyś znajdować czas – zauważysz, że niektóre są ważne i pilne* (np. codzienna praca, przygotowanie posiłków) – to takie sprawy, które trudno „odroczyć”.

Są tam jednak również sprawy, które są dla nas ważne, a niepilne.
Czyli takie, których odkładanie na później nie wywoła katastrofy w ciągu doby, ani tygodnia, ale lekceważenie ich na dłuższą metę – możemy odczuć boleśnie w dłuższej perspektywie. To między innymi:

  • podnoszenie poziomu kwalifikacji,
  • zdobywanie nowych Klientów,
  • budowanie nowej, własnej firmy,
  • dopilnowywane budżetu,
  • czy – last but not least – czytanie dzieciom na dobranoc.

To właśnie stałe spychanie takich wielkich spraw przez codzienną bieżączkę, takie ciche ich uciekanie – wywołuje od czasu do czasu ścisk w żołądku, i refleksję, że na przykład minęło pół roku, a nie przyjrzałem się temu czy temu, zaniedbałam to i tamto.

To nie znaczy, że jesteśmy jacyś niestaranni – z dnia na dzień możemy działać wzorowo, pilnie; ciężko pracować, ale często jest to bieganie w kołowrotku. Taktycznie – działamy, strategicznie – stoimy w miejscu.

W takiej właśnie sytuacji z odsieczą przybywa rozkład jazdy.

 

Eliminacja – tak, a może właśnie nie?

Przyjrzyj się jeszcze raz wszystkim wypisanym czynnościom, ze świadomością, że chcesz na nie wszystkie znaleźć czas.

A może nie wszystkie? Może są tam sprawy, które chcesz oddelegować? Outsource’ować (piękne polskie słowo) pewne działania zawodowe? Podzielić się obowiązkami domowymi z rodziną? Zlecić sprzątanie? Kupić zmywarkę albo samojezdny odkurzacz?

Wykreśl to, czego robić nie chcesz, i z uważnością przyglądaj się temu, co zostało; to cenna informacja dla Ciebie o sobie samej/samym 🙂 .

Ja na przykład świadomie podjęłam decyzję, że teraz chcę dzieci odbierać wcześnie ze szkoły, ale, ponieważ odkurzam często i spędzałam na tym dużo czasu w tygodniu – zainwestowałam w odkurzacz automatyczny, który działa, gdy jestem w domu sama, i pracuję.

 

Wypełniamy

Mając już odznaczone w harmonogramie punkty graniczne – czyli te największe kamienie (pobudka, kładzenie się spać, zajęcia, rodzina w domu) możemy zagospodarować wypisane aktywności.

Zacznij od tego, czego jest najwięcej, lub co jest dla Ciebie najważniejsze. Potem przydzielaj czas proporcjonalnie kolejnym aktywnościom.

Wypisz, ile godzin, mniej więcej (potem będziesz to dokładnie precyzować i układać) chcesz poświęcić np. na pracę w firmie, a ile czasu chcesz poświęcić na promocję i marketing (możesz zastosować zasadę Pareta i założyć, że przez 80% czasu dla firmy – realizujesz zlecenia czy tworzysz kontent, a przez pozostałe 20% czasu – promujesz swoje działania.
Jeśli w planach masz naukę – przydatną jest zasada, żeby 90% czasu poświęcać na działanie, a 10% – na naukę.

 

Wypisz aktywności i zaznacz, ile godzin tygodniowo chcesz im poświęcić

Przykładowo, konkretnie:

Dla freelancera – zlecenia: 30 godzin tygodniowo. Stała obsługa portfolio i wysyłanie ofert: 5 godzin tygodniowo. Sprawy księgowe (faktury, rozliczenia) 2 godziny w tygodniu – jedna godzina w poniedziałek, druga w piątek. Czytanie: 0,5 godziny dziennie. Trening: 3 razy w tygodniu po 1,5 godziny.

Dla osoby pracującej na etacie – tworzenie własnej firmy: 5 godzin tygodniowo (po 1 godzinie w każdy dzień roboczy). Zakupy w internecie: 1 godzina raz w tygodniu. Podsumowywanie budżetu: 1 godzina raz w tygodniu.

Nie umieszczam tu czynności domowych, prywatnych.
Domyślnie w czasie popołudniowym mieszczę spacery, czas rodzinny. To właśnie również w czasie, gdy wszyscy domownicy są już w domu – wykonuję czynności domowe – dogotowuję obiad, sprzątam, itd.
Po pierwsze dlatego, że w czasie na pracę – chcę skupiać się tylko na pracy (co przy pracy w domu jest dużym osiągnięciem 🙂 ), po drugie, chcę, żeby dzieci widziały, że to się nie dzieje samo, i żeby uczyły się pomagać.

Są dni, kiedy odstępuję od tej reguły, i nie jest to jakaś jedyna prawidłowa filozofia, a tylko wypracowana przeze mnie zasada, która w moim przypadku się sprawdza.

Poszczególnym aktywnościom możesz przyporządkować kolory – ja, budując swój rozkład przyporządkowałam inne kolory Plannerce, pracy projektowej oraz nauce. Śledzenie rozkładu kolorów daje do myślenia i ułatwia komponowanie tygodnia. Harmonogram tygodnia możesz wypełnić ile tylko razy chcesz, wypełniać na brudno, a później – na czysto.

 

Rozmieszczamy

Teraz umieść w harmonogramie kolejne bloki czasowe, przyporządkowane kolejnym aktywnościom (pokoloruj je, zakreśl. W moim projekcie wysokość każdej komórki tabelki, czyli godziny – to 1cm, a pół godziny – to 5mm -> grubość ścieżki zakreślacza to 5mm, możesz więc komórki odznaczać zakreślaczem – jeden gest zakreślaczem to zakreślenie 30 minut).

Bloki możesz grupować, możesz je też przeplatać.
Możesz je przyporządkowywać poszczególnym dniom, a możesz je rozmieszczać równomiernie w tygodniu; nawet codziennie zafundować sobie podobny skład dnia, albo, wprost przeciwnie – każdy dzień zaprojektować inaczej.

Umieszczaj wszystkie bloki – i te obowiązkowe, i te nowe (niepilne, ale strategiczne).

Rozmieszczając bloki licz je na bieżąco, aby wiedzieć, czy zmieścisz zamierzoną ilość w tygodniu, czy robi się ciasno.
Czy stać Cię na odjęcie jednej godziny jednej aktywności, bądź zrezygnowanie z innej?

Już sam ten proces jest fascynujący i uświadamia, jak musimy ważyć nasze godziny, jeśli chcemy jednocześnie zmieścić inne czynności, i odpocząć wtedy, kiedy chcemy.

 

Uwzględniaj bufory

Tak, jak pisałam w artykule – „jak planować dzień” – pamiętaj o strefach buforowych. O dojazdach, o przygotowywaniach (aby np. wyjść na trening – nie zawsze wystarczy wstać od biurka). Jeśli zamierzasz kończyć ćwiczenia o jakiejś porze, daj sobie czas na odświeżenie i przebranie. Jeśli wozisz dzieci na zajęcia – daj sobie czas na ewentualne korki, zanim zaplanujesz sesję z kawą.
Nie zapełniaj każdej wolnej przestrzeni.
Od czasu do czasu pozostaw wolne okna, np. półgodzinne.

 

Harmonogram to nie tylko wypchanie po brzegi pracą

Tak, jak rezerwujesz czas na pracę – zarezerwuj czas na odpoczynek; na czas po pracy, czas dla rodziny, czas dla przyjaciół, medytację, relaks, drzemkę, przygotowanie do treningu, bufor wyciszenia przed snem.

Harmonogram tygodnia to nie musi być rozkład wypchany zasuwaniem bez pustych przebiegów. To po prostu mapa Twoich potrzeb i narzędzie wzmacniające dyscyplinę, budowanie nawyków i rutyny dającej harmonię.

 

Aktywności w cyklu tygodniowym, dwutygodniowym, miesięcznym

Oprócz tych czynności, które już „siedzą” w harmonogramie, możesz jeszcze mieć potrzebę zapisania takich, które chcesz wykonywać rzadziej, ale regularnie. W arkuszu „Harmonogram tygodnia” (w pakiecie PDFów do druku lub w Plannerze•Ka) znajdziesz rubrykę i na takie działania.

 

Harmonogram tygodnia a plan tygodnia i dnia

Możesz się zastanawiać, po co Ci w ogóle w takim razie jeszcze planowanie dnia i tygodnia?

Otóż są to narzędzia, które się uzupełniają!

Harmonogram tygodnia nie zna przebiegu Twojego konkretnego dnia czy tygodnia, a plan dnia – nie zna przypadających na niego bloków czasowych. Plan tygodniowych aktywności jest mapą, drogowskazem, punktem oparcia, ale wyznacza przecież tylko konstrukcję.
Planując tydzień i dzień – rozpisujesz dokładnie CO KONKRETNIE masz zrobić w ciągu bloków czasowych. Tak, jak treści lekcji nie wyczytasz z „Planu lekcji”.
Harmonogram „dba” o długoterminowe realizowanie kwestii, które łatwo byłoby Ci spychać na dalszy plan, żyjąc właśnie zbyt krótką perspektywą.

 

Wdrażaj, koryguj

Wdrażaj swój plan cierpliwie – dbanie o niego jest nawykiem, który trzeba wyhodować, to nie zawsze przychodzi łatwo.
Zdarzają się odstępstwa, ale staraj się wracać na prostą, dbaj o ten rytm, regularność. Nie bez przyczyny dzieci już w szkole otrzymują stały plan zajęć, zajęcia pozaszkolne mają swój stały kalendarz, spotkania typu mastermind umawia się regularnie. Tak jest łatwiej iść równomiernie do przodu, i skupiać się na działaniu, a nie, za każdym razem – na kwestiach organizacyjnych.

Jeśli nie spędzisz założonego czasu na pracę nad określonym zadaniem – odpracuj tę godzinę kiedy indziej.
Jeśli nie uda się za pierwszym razem – nie poddawaj się za drugim.

Jeśli zdarza się dzień nietypowy – miej świadomość, jakie aktywności uległy przemeblowaniu.

Opracowywanie i korzystanie z takiego harmonogramu uczy szacunku do czasu, uczy dbania o swój czas, niesamowicie wspiera asertywność.

Jeśli już w działaniu z planem stwierdzasz, że jakieś założenie było błędne – skoryguj harmonogram i zapisz na nowo. Brnięcie w niewygodne działanie – z czasem w ogóle od niego odstręcza. Lepiej przyznać się do błędu, wprowadzić poprawkę i zadziałać na nowo.

 

Stały harmonogram a zmiany

Niezbyt często, ale – zdarzają się sytuacje, w których nasz krajobraz ulega zmianie. Na przykład – zmienia się balans priorytetów, i jakaś kwestia do tej pory peryferyjna (np. blog) staje się równoległą do codziennej pracy. Dochodzą nowe obowiązki, bądź ich ubywa (na przykład dziecko rusza do przedszkola). Kończy się rok szkolny i należy inaczej dzieciom zagospodarować czas.

Zmiany mogą nie wpływać na nasz rytm (jeśli na przykład pracujemy na etacie), ale możemy mieć możliwość i chęć zweryfikowania go.
W moim na przykład przypadku zmienia się bardzo dużo, gdy rozpoczynają się wakacje: muszę wtedy zupełnie inaczej ułożyć pracę w domu, w ciągu dnia chcę być więcej z dziećmi, a mogę z kolei inaczej wykorzystywać wieczory.

Przy każdym większym zawirowaniu warto harmonogram tygodnia napisać na nowo. To okazja do refleksji, zastanowienia się nad swoimi potrzebami, a także sposób na to, aby nie roztrwonić godzin, których przybyło; tylko wykorzystać je z satysfakcją i przyjemnością.

 

Harmonogram tygodnia pielęgnuje strategie

Dlaczego harmonogram tygodnia jest dla mnie tak ważny?
Bo można mieć strategiczny plan, cele, ale jeżeli nie zdyscyplinujemy się i nie dopilnujemy poświęcania konkretnych bloków czasowych na równoległą realizację różnych zamierzeń – możemy planu nie zrealizować.

Piszę ten artykuł podczas wakacji, a więc czasu nietypowego. Zwykle czas ferii umyka mojemu harmonogramowi. Lubię to, lubię w ten sposób móc wakacjować – czyli tak, że nie narzucam sobie niczego; ale po jakimś czasie z utęsknieniem wypatruję powrotu do normalności, do bezpieczeństwa regularnego rozkładu jazdy, bo, przewrotnie – zwalnia mnie to z myślenia o formalnościach, a pozwala – po prostu – działać. Wiem, że zachowam równowagę, proporcje, które założyłam sobie – planując.

 

Przydatne narzędzia:

  • arkusz Harmonogramu Tygodnia – plik PDF do druku w pakiecie plików PDF -> link
  • półroczny niedatowany Planer, w którym znajdziesz między innymi arkusz Harmonogramu Tygodnia -> link

 

Życzę Ci przyjemnej skuteczności,
jeśli tylko masz jakieś pytania – pisz do mnie!
pozdrawiam bardzo ciepło!
A.

*wg Coveyowskiego podziału spraw na cztery ćwiartki. Wspominałam już kiedyś, jak wielkie wrażenie zrobiło pierwsze zetknięcie z takim podziałem w jego „7 nawykach skutecznego działania”.

Zapisz się na newsletter, a otrzymasz zeszyt ćwiczeń, który pomoże Ci zacząć realizować ciągle odkładane cele. Otrzymasz też dostęp do darmowych arkuszy!

Będziesz ode mnie otrzymywać materiał dostępny tylko dla Subskrybentów, powiadomienia o nowych artykułach na blogu, informacje o nowych produktach, ofercie i promocjach.    

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, jeśli interesuje Cię Plannerkowy kurs on-line "Zrealizuj Swój Projekt"

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o kursie, jego dostępności, otwarciu sprzedaży, o związanym z nich artykułach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, a dam Ci znać, jak tylko Planner•Ka będzie dostępny w sprzedaży!

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o planerze, jego dostępności w sklepie, a także o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zapisz się, żeby dołączyć do wyzwania!

Zapisując się na wyzwanie dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o wyzwaniu, wyzwaniowe zadania i materiały, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu"Zrealizuj Swój Projekt"

FreshMail.pl
 

Zapisz się, jeśli zaintrygował Cię nowy Plannerkowy produkt o planowaniu biznesowym!

Zapisując się dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o tym nowym produkcie, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu "Zaprojektuj Dobry Rok"

FreshMail.pl