Efektywne wykorzystanie czasu w ciągu dnia – 12 sposobów

with Brak komentarzy

Efektywne wykorzystanie czasu w ciągu dnia.

I nie chcę tu kłaść nacisku na ilość, ale jakość.

Choć to, w przypadku czasu – bardzo sobie bliskie.

Bo jeśli zaplanujesz, przygotujesz, zadbasz o odświeżenie natchnienia, regenerację – będziesz działać szybciej i efektywniej właśnie.

OK, do rzeczy!

Plannerka - Efektywne wykorzystywanie czasu
Na zdjęciu Plan Dnia w Plannerze•Ka

Zaplanuj dzień poprzedniego popołudnia

Rano nie zaczniesz od zastanawiania się, od czego zacząć, co zrobić najpierw. Bardzo dużo czasu zajmuje myślenie, analizowanie sytuacji. Jeśli dzień wcześniej wyznaczysz priorytety; zapiszesz, czym chcesz się zająć po kolei – to już rano jesteś do przodu.
Niektóre działania można w ogóle zaplanować hurtowo, projektując Harmonogram Tygodnia (piszę o tym tutaj). O tym, jak planować dzień – piszę tu.

Na poranek nie zostawiaj/nie odkładaj czynności nieprzyjemnych

Nic, co wymaga stresującej mobilizacji, pośpiechu, działania w popłochu na ostatnią chwilę; jeszcze na dodatek w sprawach operacyjnych, nieważnych a pilnych.

Oprócz dbania o ogólną atmosferę początku dnia (wyrwani w ten sposób czujemy się życiowo “rozczochrani”), szansy na pogodne wybudzenie  – kłania się tu prawo Murphy’ego, które mówi, że jeżeli coś się ma skomplikować/zepsuć, to stanie się to w najmniej dogodnym momencie.

Ulubioną porę dnia przeznacz na ulubione zajęcie

Zastanów się, wyczuj, jaki moment dnia jest tą Twoją porą ulubioną.

Dla mnie jest to zdecydowanie świt i poranek. I tę porę poświęcam na ulubioną pracę, strategiczne projekty, plany, ważne sprawy. Taką, od której dużo dla mnie zależy. Nie robię wtedy rzeczy beznamiętnych albo nieprzyjemnych.

Przygotuj wcześniej działania, które, żeby ruszyć, mogą wymagać natchnienia

i mogą się go akurat w tym dniu nie doczekać.
Ważne teksty, wpisy, projekty, plany.

Dotknięte dzień, dwa wcześniej – będzie dużo łatwiej uruchomić w dniu “0”.

Jako projektantce służyła mi jeszcze oprócz tego zasada przespania się >Z<.
Z projektem.
Z myślą, z tekstem.

Zapewnij sobie ten luksus, a jutro ruszysz szybciej.

Wyznacz na dzień maksymalnie 3 priorytety

czyli działania, bez których dzień się nie obejdzie.
I od tych rzeczy zacznij.

Kiedy je zrealizujesz – najważniejsze będzie zrobione, a pozostaną zadania, które możesz wykonać bez nadprogramowego spięcia.

Rób przerwy, odrywaj się od pracy

Wstawaj na kilka minut od biurka, zrób coś zupełnie innego, (nie) rób NIC, wyjdź na dwór.

Taka przerwa to nie tylko rozprostowanie ciała, ale i rozplątanie umysłu: wstajesz od nierozwiązywalnego problemu, a wracasz z uskrzydlającym pomysłem.

Wyznaczaj czas końca pracy czy zadania

Bez tego wszystko ma się tendencję rozłazić.
A naprawdę nie musi – jeśli czujemy ograniczenie – sprawniej podejmujemy kolejne decyzje składające się na zamknięcie projektu, posta, rozdziału, zadania.

Rób wcześniej

Wiem, ile ten szkolnobrzmiący punkt może rodzić oporu.

Sama, jako artystka, często żywię wewnętrzne przekonanie, że, żeby było dobrze, muszę dotykać/zmieniać/tworzyć do ostatniej chwili.
I rozumiem też, że już “sam termin – mobilizuje”.

Ale wiem też, o ile bardziej natchniona, spokojna, porywająca (stan “flow”), DOBRA, przyjemna – a więc EFEKTYWNA – jest praca, gdy się nie spieszę, nie denerwuję, mam zapas czasowy. Czyli – gdy nie tworzę pod presją czasu.

Pod presją czasu – nie dość, że jest mi nieprzyjemnie, to jeszcze naprawdę idzie wolniej, z oporami (trochę jak w dowcipie o bileterze, który pogania pasażera oklepującego się po kieszeniach w poszukiwaniu biletu).

Rozruszaj się rano

Jeżeli nie chcesz biegać, poćwicz w domu.
Nie chcesz ćwiczyć – przynajmniej porozciągaj się przez pięć minut.
Nie chcesz – wyjdź na spacer.

Zwłaszcza jesienią, zimą i wczesną wiosną, kiedy widok świata i światło same z siebie nas radośnie nie nastawią.
Po takiej porannej fizycznej mobilizacji, po rozruchu, poodklejaniu się – wszystko wygląda inaczej.

Praca na innym podejściu, energii (ciemny, zimny poranek – kontra – powrót w glorii z przebieżki) – to też sposób na efektywne wykorzystanie czasu już od rana.

Raz na tydzień zrób plan posiłków i zakupy

Nie zastanawiaj się każdego dnia od nowa – co zrobić na obiad, i – jak, kiedy i skąd wziąć w środku dnia składniki.
Mi to oszczędza dziennie do kilkudziesięciu minut, ale w tym tekście nie muszę się rozpisywać, bardzo dużo na ten temat napisałam TU!

W razie kryzysu, zatrzymania, utraty wątku, natchnienia – pytaj się siebie, co jest teraz NAJWAŻNIEJSZE

Które projekty są do zamknięcia na jak najszybciej?
Jaka czynność popchnie mnie teraz do przodu?
Czego mi najbardziej potrzeba?

Takie “ćmiące” sprawy są często najbardziej blokujące, i ich zrealizowanie działa jak wyciągnięcie korka.
Dalej praca płynie, robi się dużo lżej, a my czujemy wyraźny postęp.

Zamykaj bieżączkę w dedykowanym krótkim czasie

Bieżączka to sprawy pilne, ale drobne.
Czasem możne je delegować, czasem nie można.
Wykonać je trzeba, ale nie zbliżają nas do realizacji ważnych, strategicznych życiowych czy zawodowych celów.

Pojawią się zawsze, nawet bez planowania 😉
I będą się mnożyć; nieuchwytny jest moment, kiedy wszystko “jest załatwione”.
Jeśli damy bieżączce 30 minut – tyle zajmie. Jeśli damy jej godzinę – też wchłonie. Potrafi również zassać pół dnia.
Wtedy sprawy ważne leżą odłogiem, a wyraźnej ulgi i satysfakcji z działania – ani śladu.

Dlatego wyznacz na nią systematyczny, ale konkretny czas: godzinę-dwie tygodniowo, albo 15-30 minut dziennie.
Zaznacz w Planie Dnia – kiedy będzie ten czas.

I nie zajmuj się nią ani wcześniej, ani później.

I ostatnie, ale to już na marginesie:

nie bierz na siebie za dużo.

Założenie nierealnych planów, wyznaczenie nieadekwatnej do możliwości ilości zadań – z góry skazuje Cię na formalną, teoretyczną porażkę, i praktyczną frustrację.

W takiej sytuacji, mimo największych swoich starań – nie wszystko uda Ci się odhaczyć i nie zbudujesz poczucia, że tych kilka minionych godzin to było efektywne wykorzystanie czasu.

Pamiętaj, że

efektywne wykorzystanie czasu to nie tylko wyciśnięcie minut,
ale zadbanie o dobrostan.

To nie osiągnięcie celu samo w sobie, ale to narzędzie do spełniania czegoś więcej.

Na co przeznaczysz dodatkowy czas wypracowany dzięki tym zabiegom?

Chodzi Ci o odhaczenie zadań czy chcesz zrobić coś więcej?
Daj proszę znać w komentarzu!

Narzędzia, które DUŻO zmieniają:

• Jeśli mieszają Ci się w głowie pomysły, projekty, zaległe sprawy i sprawy ważne, które leżą odłogiem; chcesz efektywnie działać, ale najpierw chcesz wszystko ogarnąć i mieć ten spokój – poznaj kurs “Zaprojektuj dobry rok krok po kroku” – możesz go zacząć w dowolnym momencie >>

• Jeśli marzysz o Planerze, w którym rozpiszesz dzień, tydzień, miesiąc i większe działania – możesz od razu zamówić Plannerkowe Plannery >> .

Pozdrawiam Cię serdecznie
i trzymam kciuki za Twoje Plany!

Jak zacząć planować Plannerka Aga Zapora