Planowanie – 13 błędów obniżających jego skuteczność

with Brak komentarzy

To opowieść ważna, trochę jak instrukcja obsługi procesu, którym jest planowanie.

Często bowiem jest tak, że próbujemy jakiegoś narzędzia używać niezgodnie z instrukcją, i niejako – wylewamy dziecko z kąpielą – obrażamy się na nie, jeśli nie działa, lub nie daje oczekiwanych skutków. Tak samo dzieje się z planowaniem. Dlatego chcę Ci przedstawić kilka zasad, które sprawią, że planowanie zadziała, lub zacznie dla Ciebie pracować jeszcze efektywniej.

Potraktuj te punkty – jako 13 błędów, albo – przy zadziałaniu – jako 13 usprawnień, które możesz zastosować, żeby działać przyjemniej i skuteczniej.

 

Zdjęcie przedstawiające notesy, kawę i tablet na stole

 

1. Rozpoczęcie planowania bez poznania siebie

Zabieramy się za planowanie bez wsłuchania się we własne ciało, umysł, styl, skłonności. Nie poznajemy swoich zachowań: umiejętności budowania i zachowania rutyny, rytmów pracy, ilości czasu przez jaki nieprzerwanie się koncentrujemy, momentów, kiedy się dekoncentrujemy. Trudno nam określić, ile czasu tak naprawdę w ciągu dnia poświęcamy tylko na pracę, o jakiej porze dnia jesteśmy najbardziej efektywni, o jakiej – mniej; ile potrzebujemy snu, na co tracimy energię i na jak długo nam jej wystarcza. Co nas motywuje, inspiruje do działania, co nas męczy, obciąża, zniechęca.

Nie znając własnych możliwości, ograniczeń i tendencji – wyznaczamy plany nierealne, nienasze.

 

2. Planowanie tylko krótkich dystansów

Można być dobrze zorganizowanym i starannie planować dzień po dniu.
Można być przy tym niezwykle zapracowanym, i osiągać wymierne efekty. Ale pracując w ten sposób na dłuższą metę – może się okazać, że nie jesteśmy w tym miejscu, na którym nam „życiowo” zależy. Posługując się metaforą Covey’a – możemy długo wspinać się po drabinie, a po jakimś czasie okaże się, że drabina była przystawiona nie do tego drzewa.

Brak celów długodystansowych to trochę jak pływanie po oceanie bez wyznaczenia jednego kierunku – możemy błądzić, pływać w kółko. Skuteczność to nie tylko pytanie siebie o następny dzień. Niezmiernie ważne jest dbanie o cele strategiczne – czyli systematyczne pytanie siebie o to, czego nam potrzeba, co jest dla nas ważne, czego pragniemy (tu przeczytasz, jak zadawać sobie takie pytania).

 

3. Planowanie tylko długich dystansów

To z kolei wróg konkretnego działania. Jeżeli założymy sobie duży, roczny cel, to samo wywieszenie go nad biurkiem nic nam jeszcze nie da. Czy to próg sprzedaży, ilość subskrybentów newslettera, kilka dużych projektów, czy inna (za) duża rzecz – to roczna kwota, wielkość – jest zbyt abstrakcyjna. Bardzo trudno zabrać się ściśle do działania, które wydaje nam się za duże, za trudne, nie do ogarnięcia.

Powtarzam to bardzo często: cel roczny podziel na kwartały, miesiące. Miesiące na tygodnie, a tydzień – na każdy dzień. I nagle kwota, mała cegiełka – stanie się realna, wymierna, do zdobycia za pomocą kilku określonych ruchów. Kolosa podzielisz na małe kąski, i będziesz wyraźnie widzieć ten jeden, mały, najbliższy krok, zadania najbliższe dni (tu przeczytasz, jak planować dzień).

 

4. Zrzucanie na plany mocy sprawczej

Zdarza się zapisać plan, uwierzyć w niego, i – czekać na zmianę w życiu.
A po kilku miesiącach czuć żal, że – postępów brak.

Mówię często, że wyznaczenie celu, zapisanie go, to już bardzo dużo. Że, nastawiamy się na działanie, działamy kierunkowo, świadomie. Ale do tego musi dojść wyraźna akcja, wysiłek z naszej strony. Pewne rzeczy potoczą się czasem same, z natchnieniem, ze zbiegiem okoliczności – ale to tylko minimalna część pracy.

Żeby dopiąć cel, zamknąć zadanie, trzeba się po prostu zmobilizować do konkretnej akcji, działania. Dużo łatwiej się zmobilizować, jeśli dopilnujesz punktu powyżej i rozplanujesz duży cel na małe kroki.

Jeśli planując osiągnięcie danego parametru zakładasz pewien sposób działania – np. że poświęcisz temu celowi systematycznie jakiś, choćby krótki czas – walcz potem o tę systematykę. Zawsze zdarza się opuścić, odpuścić, osłabnąć – ale potem szybko wracaj na ścieżkę. Nie zrzucaj winy na otoczenie, procedurę, narzędzie. Tu przeczytasz o sposobach na realizowanie celów.

 

5. Robienie nierealnych założeń; wyznaczanie nierealnych celów

To punkt związany zarówno z poznaniem siebie (jak pierwszy w tym artykule) jak i z rozpoznaniem otoczenia.

Zastanów się, w skupieniu, ostrożnie – co możesz realnie osiągnąć przy posiadanych zasobach. Nie chodzi o aptekarską precyzję, bo i ambitny margines jest tu wskazany, ale chodzi o to, co dzieje się z założeniami, które na logikę są nierealne. Gdzieś w środku zdajemy sobie sprawę, że to myślenie życzeniowe, i ignorujemy, odpuszczamy.

Nie ma nic bardziej frustrującego i zniechęcającego, niż cel, który jest niedostępny, a na dodatek – z każdym następnym dniem się oddala (bo np. nakładają się codzienne deficyty i rozjazdy z planem).

Poznaj siebie, zorientuj się, jakie masz możliwości i ograniczenia. Bierz zapasy.
Przyglądaj się konkurencji, i staraj się rzetelnie ustalić, w jakich działała warunkach.
Rozmawiaj z doświadczonymi.
Poznawaj technologie, zasady, szanse i zagrożenia.

 

6. Planowanie bez parametrów

Plany niewymierne, albo takie, którym nie chcemy nadawać ścisłych opisów – trudno szacować, odnotowywać w nich postępy, trudno “odhaczać” etapy, trudno nawet czasem powiedzieć, czy je w ogóle zrealizowaliśmy, czy nie.
Na bardziej płynne postanowienia (np. „celebrowanie poranków”) też jest miejsce w Plannerkowym arkuszu miesiąca i tygodnia – i nazywam to „Wyzwaniem miesiąca”.

Ale – jeśli przed Tobą konkretny projekt i chcesz czerpać satysfakcję i motywację z odznaczania postępów, pokonywania kolejnych kroków – opisz swój cel tak, aby był wymierny. Tu przeczytasz o tym, jak wyznaczać cele, możesz też pobrać arkusz do spisania celi w odpowiedni sposób.

 

Zaproszenie do zapisu na newsletter

 

7. Zbyt długie pozostawanie na etapie planowania

Uwielbiam planować. Wymawiać, zapisywać życzenia. Wyobrażać sobie, jak będzie już za tydzień, miesiąc, kwartał…
To bardzo przyjemny etap, ale w pewnym momencie przestaje dawać satysfakcję: a dzieje się tak, kiedy intuicyjnie czujemy, że powinniśmy się już w zasadzie zabrać za konkretne działania.

Odsuwamy je z niepewności, z nieśmiałości, z obawy przed porażką, lub… sukcesem!

Starannie podchodź do pracy z celami, szlifuj plany, harmonogramy, wytyczne, ale w pewnym momencie powiedz sobie: wypełnione, jest jak jest; więcej będę doszlifowywać już w praniu, w działaniu!

Źródłem satysfakcji jest i planowanie, i wprowadzanie planów w życie.

 

8. Planowanie spraw zawodowych w oderwaniu od prywatnych

Mamy jeden czas i jesteśmy jednym bankiem energii.
Energię i czas zabierają nam tak samo zadania oficjalne, zawodowe, jak i zobowiązania prywatne.

Wizyta z dzieckiem w przychodni, badania, zebrania szkolne, zobowiązania klasowych rodziców, opieka nad kimś bliskim; inne rodzinne czy własne sprawy – to również wyzwania.
Razem z projektami, biznesowymi spotkaniami, zebraniami, bilansami, finałami firmowych przedsięwzięć (closingi 🙂 ) tworzą naczynia połączone.

Uwzględniaj je równolegle i sprawiedliwie  – planując rok, kwartał, miesiąc, tydzień, czy dzień.

Jeśli czeka Cię trudny czy intensywny czas w sferze prywatnej – nie bierz na siebie za dużo zawodowo.
Jeśli czeka Cię kumulacja w sferze pracy, kariery – bądź uczciwy w składaniu obietnic – wobec innych i wobec siebie.

 

9. Nieplanowanie czasu na regenerację

Czas na odpoczynek, relaks, regenerację czy choćby krótką przerwę w pracy – planuj tak samo jak pracę.
Wyznaczaj blok czasu na pracę, a potem – blok czasu na odpoczynek.

Niech to będzie wyraźny punkt, pozycja w Twoim harmonogramie.
Po pierwsze – łatwiej będzie Tobie zdyscyplinować się do przerwy, ale łatwiej też będzie odmówić komuś. Komuś, kto chce od Ciebie czegoś „na już”, bądź chce czegokolwiek innego, co może zachwiać Twoim planem.

Jeżeli jesteśmy gdzieś umówieni, po prostu wychodzimy, bądź wyjeżdżamy – łatwo nam wyznaczyć granicę. Traktuj czas na swoją regenerację jak umówione spotkanie. Spotkanie z samą/samym sobą.

 

10. Niewyznaczanie nagrody

Jest w nas coś z dziecka i dbajmy o tę część siebie.

W odruchu ścisłym, zdroworozsądkowym możemy się zarzekać, że nagroda ustalona z góry to naiwny motywator, a jednak – tworzenie takiej listy nagród, zapisanie konkretnego „honorarium” za przebrnięcie określonego odcinka czasu i wypełnienie wyznaczonych zadań – obiecuje przyjemność i zagrzewa do działania. W moim Planie Tygodnia – to bardzo ważne pole, wypełniane już przy planowaniu nowego tygodnia.

Nagroda powinna być proporcjonalna do skali osiągnięcia – słodycz, kawa, kino, podróż itd.

Często sama satysfakcja z realizacji planu to za mało; mamy tendencję do jej umniejszania.

Sukces warto zaakcentować, nazwać, celebrować, uczcić.

Nagroda obiecana i sprawiona sobie samej/samemu to docenianie siebie, pielęgnowanie poczucia własnej wartości, filtrującego nasze relacje ze światem, z najbliższymi.

 

11. Brak podsumowań

Po zaplanowaniu i przejściu konkretnego odcinka czasu warto go podsumować.

Bo:

  • po pierwsze: w natłoku spraw łatwo jest zapomnieć, co działo się dzień po dniu,
  • po drugie (jak wspominałam powyżej): mamy tendencję do bagatelizowania spraw załatwionych (choć, póki są przed nami, nadajemy im większą wagę),
  • po trzecie: jeśli coś nie poszło zgodnie z planem, mamy możliwość oszacować, dlaczego tak się stało, gdzie popełniliśmy błąd, bądź jakie warunki nas zaskoczyły – i – jak możemy się przed tym chronić na przyszłość (zapas czasu, zapas środków, wyeliminowanie komplikacji).

Kiedy nie podsumuję tygodnia – trudno mi dokładnie określić, co działo się z moim czasem, w jakim stopniu popchnęłam sprawy do przodu, a poza tym – trudno mi siebie docenić.
W planie tygodnia, w rubryczce każdego dnia wpisuję to, z czego jestem dumna.
Przeczytanie tego przed planowaniem tygodnia następnego – dodaje skrzydeł i daje dużo wniosków do dalszej pracy.

 

12. Przepisywanie w kółko niezrealizowanych zadań

To kolejny, frustrujący mechanizm, szybko zniechęcający do systematycznego planowania. Przepisywanie niezrealizowanego zadania z dnia na dzień, lub z tygodnia na tydzień. Jeśli robimy to raz-dwa razy, w końcu realizując zadanie, to da się to uzasadnić.

Natomiast przepisywanie zadania ciągle, kilkanaście razy – powinno już być dla nas sygnałem.

Wyjścia są dwa. Sprawa jest albo:

  • ważna, tylko jej załatwienie wiąże się z jakimiś nieprzyjemnościami – stresem, lękiem, dyskomfortem, komplikacjami, sporym obciążeniem (wizyta w urzędzie, przychodni, szkole itd.)
  • po prostu nieważna. W tym momencie nie jest priorytetowa, niczego nie wniesie, nie odmieni, możemy funkcjonować bez jej rozwiązania.

W pierwszym przypadku – warto w kolejnym tygodniu wpisać sobie ją na listę priorytetów, pod jej kątem odpowiednio zagospodarować czas, postanowić, zadeklarować, od niej zacząć dzień, tydzień, robiąc choćby najmniejszy krok w jej kierunku.
W drugim przypadku – wykreśl to zadanie z listy, nie wpisuj na kolejną. Przypomni się samo, gdy stanie się potrzebne, aktualne, ważne.

 

13. Brak zautomatyzowania planowania

Pewne sprawy trzeba planować indywidualnie, od nowa, dla niepowtarzalnych warunków.
Ale inne warunki są powtarzalne, cykliczne, analogiczne.

Jeśli struktury, rutyny – kompletnie brak, to też warto przynajmniej częściowo ją zbudować.

Kiedy – na przykład – opuszcza się pracę na etacie, i zaczyna być wolno w zasadzie wszystko – wcale nie jest łatwiej ani efektywniej.

Poza tym to systematyczność, konsekwencja; choćby nawet wykonywania czegoś po trochu, ma ogromną siłę.
Systematyczność zapewnia postępy niezależnie od naszej formy i otoczenia, a także – pielęgnuje kreatywność, przeplatając pracę z odpoczynkiem i skupienie – z dystansem. Od systematyczności już blisko do nawyków, o których jeszcze kiedyś będzie, a które są kluczem do skuteczności.

Jeśli pewne warunki, cykle czasu są regularnie do przewidzenia, to znaczy, że nie trzeba codziennie, co tydzień planować, budować nową strukturę. Wystarczy wyznaczyć jakiś szkielet, strukturę, grafik, a planować już tylko detale, treści, materiał do zrealizowania. Chodzi o zbudowanie Harmonogramu tygodnia – o którego tworzeniu bardzo dokładnie piszę tu.

Jeśli go stworzysz, nie tylko zadbasz o systematyczność w projektach, które masz tendencję odkładać, ale też zaoszczędzisz czas planując dnie, tygodnie, miesiące.

 

Teorię już masz

zadziałaj też w praktyce, sięgnij po te swoje cele.

Te punkty odzwierciedlają SYSTEM, mi ten system pozwolił zmienić moją rzeczywistość.
Bez niego ciągle tkwiłam w miejscu, nie mając czasu na nic.
Trudno planowanie wdrożyć w samej teorii, dlatego stworzyłam narzędzie oparte na tym systemie – Planner•Ka, który codziennie zagrzewa mnie do działania.

Życzę Ci skuteczności i wielkiej przyjemności z planowania i realizowania Twoich planów!

 

Jeżeli wolisz posłuchać (lub pooglądać) to poniżej zostawiam klimatyczny film – nagranie live’u o tym samym temacie. Live z letniego lasu 🙂

 

Jestem bardzo ciekawa, który punkt okazał się dla Ciebie najbardziej pomocny, i który wdrożysz jak najszybciej?
Pisz do mnie w liście, komentuj. Jeśli nie chcesz  przegapić kolejnego artykułu – zapisz się na newsletter albo – pobierz wybrany darmowy arkusz.

I nie rób tych 13 błędów, bo jeszcze pomyślisz, że planowanie jest do niczego 😉

 

Pozdrawiam Cię serdecznie!
Aga.

 

Zapisz się na newsletter, a otrzymasz zeszyt ćwiczeń, który pomoże Ci zacząć realizować ciągle odkładane cele. Otrzymasz też dostęp do darmowych arkuszy!

Będziesz ode mnie otrzymywać materiał dostępny tylko dla Subskrybentów, powiadomienia o nowych artykułach na blogu, informacje o nowych produktach, ofercie i promocjach.    

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, jeśli interesuje Cię Plannerkowy kurs on-line "Zrealizuj Swój Projekt"

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o kursie, jego dostępności, otwarciu sprzedaży, o związanym z nich artykułach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, a dam Ci znać, jak tylko Planner•Ka będzie dostępny w sprzedaży!

Zapisz się do bazy, a będziesz ode mnie otrzymywać powiadomienia o planerze, jego dostępności w sklepie, a także o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach.

FreshMail.pl
 

Zapisz się, żeby dołączyć do wyzwania!

Zapisując się na wyzwanie dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o wyzwaniu, wyzwaniowe zadania i materiały, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu"Zrealizuj Swój Projekt"

FreshMail.pl
 

Zapisz się, jeśli zaintrygował Cię nowy Plannerkowy produkt o planowaniu biznesowym!

Zapisując się dołączasz do Plannerkowej listy mailingowej. Będziesz ode mnie otrzymywać informacje o tym nowym produkcie, wiadomości o nowych artykułach i poradach na blogu, ofercie i promocjach. Zawsze możesz się wypisać!

FreshMail.pl
 

Zostaw Swój e-mail, aby zapisać się do listy kursu "Zaprojektuj Dobry Rok"

FreshMail.pl