Niezależnie od tego, czy uważasz się za osobę niezorganizowaną, działającą chaotycznie i czujesz, że potrzebujesz uporządkowania; czy też – jesteś osobą zorganizowaną, planujesz, “ogarniasz” – wszyscy mamy momenty, w których zastanawiamy się, jak opanować chaos.
Dzieje się tak dlatego, że, niezależnie od tego, jak bardzo uporządkujemy swoje podwórko – wciąż napływa do nas z zewnątrz masa bodźców.
Nie uważam, że jest ich dzisiaj więcej – te płynące od znajomych z mediów społecznościowych są tylko bardziej dosłowne.
Bodźcem jest nie tylko dowód na to, co robią inni, ale mnóstwo innych zjawisk: pomysł na spacerze, oświecenie podczas czytania książki, oglądania filmu, rozmowy z nowopoznaną osobą, bierny udział w prelekcji na konferencji, wystawa, droga do domu, nocna jazda samochodem itd.
Mało tego! Te impulsy nie tylko działają osobno, ale łączą się, kształtują nawzajem, potęgują.
Oprócz olśnień dopadają nas też rozpraszacze, chaos wydarzeń, i chaos fizycznego otoczenia; słowem – bałagan.
Nie chodzi o to, aby się przed tym ściśle chronić, zbudować sterylność.
Chodzi tylko o to, aby, z odpowiednim sobie, własnym dystansem:
- brać z chaosu to, co sprzyja naszym wartościom, celom i planom,
- umieć rozpoznawać i puszczać wolno to, co nam niepotrzebne i obciążające,
- a własne otoczenie, dom naszej kreatywności – stale pielęgnować.
Jak opanować chaos?
Po pierwsze – cel
Zadaj sobie, i rób to później systematycznie – pytanie o to, co jest dla Ciebie najważniejsze.
Do czego chcesz dążyć, na co chcesz przeznaczać czas, a na co nie chcesz go przeznaczać. Jeżeli chcesz rozwinąć ten wątek, koniecznie przeczytaj artykuł o tym, jak odnaleźć cel w swoim życiu, i – jak wyznaczać cele.
Dlaczego piszę o tym w kontekście walki z chaosem i stawiam ten punkt na pierwszym miejscu?
Bo już na tym podstawowym etapie świadomość celu działa jak filtr. Pomaga odrzucać pewne zobowiązania, ale i opierać się różnym pokusom, atrakcjom, dodatkowym przedsięwzięciom.
A to właśnie “nabranie” zbyt dużej ich ilości często powoduje nieustanne poczucie chaosu, błądzenia.
To celowi podporządkowujesz wyzwania kwartalne, miesięczne i tygodniowe.
Notuj zadania
Jeśli pamiętasz, że coś masz zrobić, jeśli zadania wynikają z poprzedniego okresu czy planu tygodnia, miesiąca – umieszczaj je od razu na liście zadań.
Istnieje zasada dwóch minut Davida Allena, mówiąca o tym, że jeśli coś zajmie Ci mniej niż dwie minuty – zrób to od razu. Ale jeśli akurat nie masz tych dwóch minut, albo warunków, żeby to wykonać, albo – takich spraw jest pięć – to zapisz te sprawy koniecznie na liście zadań.
Jeśli przychodzą Ci do głowy rzeczy do zrobienia w przyszłym, nadchodzącym odcinku czasu – spisuj je w jednym miejscu.
Ja w swoim Plannerze•Es mam po każdym miesiącu czysty arkusz na podsumowania i notatki. I właśnie tam zbieram sprawy, które przychodzą mi do głowy lub spływają jeszcze przed planowaniem następnego miesiąca. Natomiast w planie tygodnia w Plannerze mam z kolei miejsce na spisanie zadań na przyszły tydzień.
Tak, jak notujesz napływające zadania – notuj listę zakupów. Ja raz na tydzień siadam na spokojnie do listy posiłków i zakupów. W tym artykule znajdziesz więcej o tym, jak planować posiłki >> .
Notuj pomysły
Wiem, że często mówimy sobie “zapamiętam”.
A jednak – nie zapamiętujemy, albo “kurczowo” trzymamy w pamięci, bądź próbujemy sobie przypomnieć elementy układanki, słowa, kontekst. To obciąża i frustruje, potęgując uczucie codziennego, bieżącego chaosu.
Zawsze miej przy sobie coś do notowania, zapisuj wszystko, co wydało Ci się ważne, albo dobrze prognozujące – nawet jeśli potem stwierdzisz, że to nie było ciekawe olśnienie.
Notuj naukę
Nie nawet dla samego faktu, że notowanie utrwala materiał – choć to oczywisty i bardzo ważny mechanizm.
Ale również po to, by mieć możliwość powrócenia do notatek.
Nie wszystko musisz wchłonąć podczas pierwszego słuchania czy czytania. Wiele materiału może się okazać przydatne, olśniewające np. za kilka tygodni, gdy będziesz mieć specyficzne wyzwanie bądź inny kontekst.
Notuj czytając, notuj słuchając (jeżeli chcesz zgłębić temat notowania na szkoleniach czy konferencjach – koniecznie przeczytaj ten materiał).
Notatki gromadź w określonym miejscu
Notatki dzielę na dwie części:
- naukę (czyli notatki ze szkoleń, webinarów, live’ów, kursów, lektur),
- pomysły (idee spisane w biegu, szkice artykułów, remanenty z burzami i mapami myśli.
Notatki z nauki funkcjonują jako specyficzna “biblioteka”.
Natomiast notatki z pomysłami stopniowo “przerabiam”:
- rozwijam na ich podstawie artykuły,
- segreguję spisane na nich pomysły, i odrzucam bądź wpisuję w najbliższe plany tygodnia, miesiąca, kwartału czy roku,
- redaguję i wpisuję w miejsce, gdzie zbieram pomysły związane z konkretnym projektem (np. w swoim Plannerze•Ka mam jeden Starter, na którym zbieram i segreguję wszystkie nowe pomysły związane z Plannerką; mam też specjalny notes, o którym za chwilę)
- przepisane, nieaktualne, niepotrzebne – niszczę, usuwam.
W Plannerze•Es znajdziesz również czyste arkusze na notatki – takie zupełnie czyste, kropkowane, ale i specjalne arkusze na mapy myśli. Są w Plannerze właśnie dlatego, żeby wszystkie plany, notatki i inspiracje mieć w jednym miejscu.
Załóż notes dla swojego projektu
Pisałam o tym w tym artykule. Jeżeli pracujesz czy zaczynasz pracę nad większym projektem – tych pomysłów, myśli, szkiców, rysunków, akapitów – jest już sporo.
Kup wtedy grubszy notes i podziel go w prosty sposób, np. oznaczając sekcje podpisanymi post-it’ami, na kilka ważnych dla Ciebie sekcji (np. pomysły na nazwę, pomysły na stronę, pomysły na produkty). Kiedy tylko pojawia się nowy pomysł – zapisuj go w odpowiedniej sekcji.
Gdy na spokojnie siądziesz do pracy – będziesz dysponować skarbnicą inspiracji, które czasem nie pojawiają się wtedy, kiedy trzeba.
Do notatek wracaj
Czasem zostawienie na kartce “kawałka siebie” nie wystarczy.
Wracaj, utrwalaj, korzystaj ze struktury zbudowanej już kiedyś w przypływie natchnienia, jasności umysłu. To czasem bardzo odciąża. Jeśli nie masz zwyczaju wracać do notatek – z czasem przestaniesz czuć sens ich sporządzania, a przecież pisanie, rozrysowywanie – to prawdziwa zapora przed chaosem. 😉
Co pewien czas rób remanent umysłu
Wyrzuć chaos z głowy.
Niezależnie od tego, jak klarownie wyznaczysz sobie cele na dłuższy okres czasu i jak skupiona/y będziesz na dążeniu do nich – po drodze pojawi się masa nowych pomysłów, myśli, pokus, refleksji, uwag, rozmów. Nie warto wtedy porzucać cele i plany, ale nie można też spychać burzy myśli na przymusowy margines. To niepotrzebny wysiłek, rodzący i pielęgnujący poczucie chaosu.
Dlatego co tydzień, co miesiąc – w postaci mapy myśli, luźnej listy, albo chmury – wypisz wszystkie myśli nieuczesane.
Ja korzystam do tego celu ze Startera – arkusza do map myśli w Plannerze•Es, a tytuł, jaki nadaję takiej notatce, to często… data!
Potem te myśli posegreguj.
Może część jest warta wdrożenia? W przyszłym tygodniu, albo kwartale?
Część jest może w ogóle niespójna z Twoimi wartościami, celami, i ich nie będziesz rozwijać.
Inne mogą nie mieścić się w planach na ten rok, ale w przyszłym roku – będziesz je chciała/chciał wziąć pod uwagę.
Rób remanent dokumentów
Co pewien czas przeglądaj wszystkie notatki, korzystaj z nich. A papiery odpowiednio segreguj.
Ja trzymam osobno paragony, faktury, rysunki dzieci, gwarancje i instrukcje obsługi, wyniki badań, dokumenty samochodu, dokumenty moje, i, jak piszę kilka akapitów wyżej, notatki. Kiedyś poświęcę temu osobny wpis, ale teraz najważniejsze jest to, żeby stale napływające arkusze np. raz w tygodniu segregować, a co tylko możesz – wyrzucać.
Sprzątaj systematycznie, po trochu
Uporządkowane otoczenie, uporządkowane biurko – w większości przypadków wspiera kreatywność, podnosi poczucie komfortu. O tym, jak utrzymuję je na równym, stałym poziomie, a nie czekam do weekendu – piszę tu.
I nie chodzi tu tylko o oczywiste zestawienie – chaos kontra sprzątanie. Chodzi również o poczucie, jakie się rodzi, gdy zawsze przy wychodzeniu z domu szukamy nerwowo bluzy, klucza, szalika czy ładowarki. Takie krótkotrwałe spięcie, które często się powtarza, niepotrzebnie pada cieniem na ogół samopoczucia, a kończy się na “brzydkim” myśleniu o sobie: “ależ jestem nierozgarnięta”, “wszystko gubię”, “nie panuję nad sytuacją”.
Zaplanuj okienko czasowe na systematyczną realizację ciągle odkładanych przedsięwzięć
Zamieszanie i sprawy są ciągłe. Nigdy nie będzie tak, że wszystko jest załatwione i masz teraz czyste pole manewru. Dodatkowego czasu nie przybędzie. To Ty z tego chaosu musisz wyrwać czas dla siebie. Wpisz go w stałe miejsce w czymś w rodzaju “planu lekcji”, w Harmonogramie Tygodnia (znajdziesz go w Plannerze•Es) i staraj się za wszelką cenę ten czas wykorzystać w założonym celu. Więcej o tym piszę tutaj -> “Jak budować harmonogram tygodnia”.
Świadomość, że ciągle odkładamy coś, co jest ważne, poczucie “wiszącej chmury” jest niezmiernie frustrująca i promieniuje na różne sfery życia.
Załatw coś, co nad Tobą wisi od pewnego czasu
Z tego samego powodu, o którym piszę zdanie wyżej.
Raz na jakiś czas utykamy z jednorazową sprawą, której nie realizujemy ze strachu, z niechęci. Nie wpisujemy jej na listę zadań, udajemy że nie istnieje; albo – przepisujemy z tygodnia na tydzień. Jej rozwiązanie często zajmuje 20 minut, i zdejmuje kamień z serca.
Pomyśl, czego Ci teraz najbardziej potrzeba
Cudowne pytanie, które nauczyłam się sobie zadawać dzięki Ani, jednej z Uczestniczek “Latającej Szkoły”.
Pokrewne strategicznemu pytaniu o cele, ale bardziej odpowiednie dla krótkotrwałego, dojmującego poczucia chaosu, kryzysu.
Pielęgnowanie pamięci o celach to jedno, a dni, w których, mimo starannej pracy, pojawia się bliżej nieokreślony niepokój, stres – to drugie. Wtedy przeważnie okazuje się, że w realizacji naszego planu/marzenia stoimy przed jakimś trudnym jednym krokiem, który popchnie nas dalej, ale nieco onieśmiela.
Warto sobie go uzmysłowić – i szybko wziąć byka za rogi, np. w danym dniu wpisać go jako zadanie priorytetowe.
Czasem ograniczaj ilość bodźców
Kiedy czujesz, że jednak dużo zamieszania bierze się z zewnątrz – ogranicz ilość informacji. Nie chodzi mi o gwałtowne odcięcie, z którego potem znów wskoczysz do punktu wyjścia.
Zwolnij z czytaniem, ogranicz czas poświęcany na media tradycyjne czy społecznościowe.
Daj sobie chwilę na swobodne tworzenie czy myślenie w ciszy. Nawet na “niepotrzebne tworzenie”, o którym piszę -> tutaj.
Jutrzejszy dzień zaplanuj dziś wieczorem
Dlaczego – dokładnie piszę o tym w artykule “Jak zaplanować dzień”.
Zaprogramujesz umysł, położysz się spać w spokoju, i rano nie będziesz wyrwana/y z rzeczywistości. Będziesz przygotowana/y do działania.
Wstań wcześniej
Zwłaszcza wtedy, kiedy sprawy się nawarstwiają, pewne zadania uciekają, i masz wrażenie, że wszystko się rozjeżdża.
Czasem jest to uczucie wyolbrzymione, nie do końca adekwatne do sytuacji.
Kilkanaście minut w ciszy, przed wskoczeniem w wir codzienności, przy gorącej kawie, herbacie czy ziółkach, pozwala wszystko przejrzeć, uporządkować, nadać priorytety, zaplanować i zobaczyć wszystko w zupełnie innych barwach.
Pamiętaj, że w dużej mierze to nie jest kwestia chaosu na zewnątrz, ale wewnątrz głowy.
Nie tyle chaosu – co poczucia chaosu.
Frustracji, która rodzi się w środku.
Pielęgnuj tych kilka zachowań, przestrzegaj tych kilku zasad – dysharmonii będzie mniej, a pozytywów – znacznie więcej; czego Ci bardzo serdecznie życzę!
PS
Prawie wszystkie kroki, o których piszę – możesz zrealizować w Plannerze•Es. Zawiera on plany na wszystkie okresy czasu i wiele innych, funkcjonalnych stron.
Są również arkusze, które możesz pobrać za darmo, zapisując się do newslettera; w którym dodatkowo będziesz systematycznie otrzymywać dużo wartościowego materiału, ćwiczeń i informacje o nowych wpisach na blogu.
Zapraszam Cię serdecznie!